Chào mọi người,
Dạo gần đây mình hay phải làm việc với các báo cáo dạng danh sách dài, mỗi dòng là một bản ghi. Ví dụ, danh sách các giao dịch bán hàng, mỗi dòng ghi rõ ngày, sản phẩm, số lượng, đơn giá. Để có cái nhìn tổng quan, mình thường phải tạo một bảng Pivot Table.
Tuy nhiên, mỗi lần dữ liệu nguồn thay đổi (thêm dòng mới, sửa dữ liệu...), mình lại phải làm lại các bước: chọn lại vùng dữ liệu, làm mới Pivot Table. Khá mất công!
Hôm nay, mình muốn chia sẻ một cách để tự động hóa việc này, giúp Pivot Table của bạn tự động cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi mà không cần làm thủ công. Bí quyết nằm ở việc sử dụng Excel Tables (Định dạng Bảng).
Cách làm đơn giản như sau:
- Chọn toàn bộ vùng dữ liệu nguồn của bạn.
- Vào tab Insert (Chèn) và chọn Table (Bảng). Hoặc dùng phím tắt
Ctrl + T. - Đảm bảo tùy chọn My table has headers (Bảng của tôi có tiêu đề) được tích chọn (nếu có tiêu đề).
- Nhấn OK. Vùng dữ liệu của bạn giờ đã được định dạng thành một Bảng Excel với các bộ lọc ở tiêu đề.
- Bây giờ, hãy tạo Pivot Table như bình thường từ bảng dữ liệu vừa định dạng này.
Lợi ích:
- Khi bạn thêm dữ liệu mới vào ngay bên dưới bảng (hoặc bên cạnh, tùy cấu trúc), bảng sẽ tự động mở rộng để bao gồm dữ liệu mới.
- Khi bạn sửa dữ liệu trong bảng, nó cũng được cập nhật ngay.
- Pivot Table của bạn, được tạo từ bảng này, sẽ tự động nhận diện các thay đổi này khi bạn bấm vào Pivot Table, chọn Analyze (Phân tích) -> Refresh (Làm mới). Thậm chí bạn có thể cài đặt để nó tự làm mới khi mở file.
Cách này tuy đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích, giúp tiết kiệm kha khá thời gian và giảm thiểu sai sót khi làm việc với dữ liệu lớn và thường xuyên thay đổi. Hy vọng chia sẻ này giúp ích cho mọi người!