Cách tự động tạo mã sản phẩm duy nhất theo quy tắc tùy chỉnh trong Google Sheets

Chào mọi người,

Dạo này mình đang làm một dự án quản lý kho hàng trên Google Sheets và gặp một vấn đề khá hay ho là làm sao để tự động tạo mã sản phẩm (SKU) theo một quy tắc nhất định. Ví dụ, mình muốn mã sản phẩm sẽ có dạng: DM-YYMM-XXXX, trong đó:

• DM là tiền tố cố định
• YYMM là năm và tháng hiện tại
• XXXX là số thứ tự tăng dần, có 4 chữ số và có thêm số 0 ở đầu nếu cần (ví dụ: 0001, 0002, ... 0010, ... 0100)

Mình đã thử vài cách nhưng chưa thấy cái nào thực sự ưng ý. Đặc biệt là phần tự động tăng số thứ tự và định dạng 4 chữ số có số 0 đệm.

Sau một hồi mày mò, mình có thử kết hợp hàm TEXT, ROW và một chút thủ thuật với IF. Kết quả khá ổn và mình muốn chia sẻ lại cho anh em nào đang cần:

= "DM-" & TEXT(TODAY(), "YYMM") & "-" & TEXT(COUNTIF(A$1:A1, "DM-"&TEXT(TODAY(),"YYMM")&"-"&"*") + 1, "0000")

Trong đó:

• Cột A là cột chứa mã sản phẩm bạn muốn tạo. Công thức này giả định bạn đặt nó ở ô A2 và kéo xuống.
• TODAY() lấy ngày hiện tại.
• TEXT(TODAY(), "YYMM") định dạng ngày tháng năm thành 2 số cuối năm và 2 số tháng.
• COUNTIF(A$1:A1, "DM-"&TEXT(TODAY(),"YYMM")&"-"&"*") đếm số lượng mã đã được tạo trong cùng tháng này. Phần A$1:A1 là để khi kéo công thức xuống, nó sẽ đếm từ đầu danh sách đến dòng hiện tại.
• + 1 để có số thứ tự tiếp theo.
• TEXT(..., "0000") để định dạng số thứ tự thành 4 chữ số, có thêm số 0 ở đầu nếu cần.

Cách này giúp mã sản phẩm luôn đúng quy tắc và tự động cập nhật theo tháng. Không biết có anh em nào có cách làm hay hơn hoặc có ý tưởng cải tiến gì không, cùng thảo luận nhé!

Mình cũng đang tìm hiểu về cái này, cái phần số thứ tự tự động tăng với 4 chữ số có số 0 đệm nhìn hay thật. Bạn thử dùng hàm TEXT() kết hợp với ROW() xem sao. Ví dụ, nếu bạn muốn số thứ tự bắt đầu từ 1 ở hàng 2, bạn có thể dùng TEXT(ROW()-1, "0000"). Kết hợp với tiền tố cố định và ngày tháng nữa là ổn đó bạn.

Còn phần tự động tăng số thứ tự, bạn có thể làm thế này:

1. Tạo một cột phụ (ví dụ cột Z) để đếm số lượng sản phẩm đã nhập. Dùng hàm COUNTA(A:A) (nếu mã sản phẩm ở cột A).
2. Ở cột mã sản phẩm, bạn dùng công thức kết hợp tiền tố, ngày tháng và số thứ tự. Ví dụ, nếu mã sản phẩm nằm ở cột A, tiền tố "DM", ngày tháng ở cột B, công thức có thể là: ="DM-"&TEXT(B2,"YYMM")&"-"&TEXT(COUNTA($A$2:A2),"0000"). Kéo công thức này xuống.

Cách này khá đơn giản và hiệu quả đấy. Bạn thử xem sao nhé!