Chào các bạn, hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ mà mình hay dùng để gom dữ liệu từ nhiều file Excel hoặc nhiều sheet khác nhau vào chung một file. Cách này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc copy-paste thủ công, đặc biệt khi số lượng sheet/file nhiều.
Tình huống: Mình thường xuyên phải tổng hợp báo cáo từ các chi nhánh gửi về. Mỗi chi nhánh gửi một file Excel riêng hoặc trong cùng một file nhưng dữ liệu nằm ở các sheet khác nhau. Việc gom lại để phân tích rất mất công.
Giải pháp: Mình dùng tính năng Power Query (Get & Transform Data) có sẵn trong Excel (từ phiên bản 2016 trở lên, các phiên bản cũ hơn có thể cài thêm Add-in). Cách làm khá đơn giản:
- Bước 1: Chuẩn bị. Đảm bảo các sheet/file nguồn có cấu trúc cột giống nhau (tên cột, thứ tự cột).
- Bước 2: Mở file Excel mới hoặc một file trống. Vào tab Data -> Get Data -> From File -> From Workbook (nếu gom từ nhiều file) hoặc From Other Sources -> From Table/Range (nếu gom từ các sheet trong cùng 1 file).
- Bước 3: Chọn các file/sheet cần gom. Power Query sẽ hiện ra cửa sổ Navigator, bạn chọn các sheet/bảng muốn lấy dữ liệu.
- Bước 4: Nhấn Transform Data để mở Power Query Editor.
- Bước 5: Trong Power Query Editor, nếu bạn gom từ nhiều file, bạn sẽ cần thực hiện thêm bước 'Combine Files'. Nếu gom từ nhiều sheet trong cùng 1 file, bạn có thể chọn từng sheet, nhấn chuột phải vào một bảng và chọn Append Queries -> Append Queries as New.
- Bước 6: Chọn các bảng cần gộp vào và nhấn OK.
- Bước 7: Sau khi dữ liệu đã được gộp, bạn có thể làm sạch, định dạng lại nếu cần. Cuối cùng, vào Home -> Close & Load To... và chọn nơi bạn muốn tải dữ liệu về (thường là Table và New worksheet).
Ưu điểm của cách này là sau khi thiết lập, nếu có dữ liệu mới, bạn chỉ cần vào file tổng hợp, nhấn Refresh All là dữ liệu sẽ tự động cập nhật. Rất tiện lợi!
Chúc các bạn thành công!