Chào mọi người, hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ mà mình thấy khá hữu ích khi làm việc với Excel, đó là cách tạo danh sách phụ thuộc (hay còn gọi là Dropdown List liên kết). Cái này rất tiện khi mình muốn người dùng nhập liệu chọn theo một chuỗi logic, ví dụ chọn Tỉnh/Thành phố xong thì danh sách Quận/Huyện sẽ hiện ra tương ứng.
Cách làm này không quá phức tạp đâu, mình sẽ hướng dẫn từng bước nhé:
- Chuẩn bị dữ liệu: Đầu tiên, bạn cần có 2 danh sách. Một danh sách là các mục chính (ví dụ: Tỉnh/Thành phố) và các danh sách còn lại là các mục phụ thuộc (ví dụ: Quận/Huyện của từng Tỉnh). Nên sắp xếp dữ liệu này trên một sheet riêng để dễ quản lý.
- Đặt tên cho các vùng dữ liệu: Đây là bước quan trọng. Bạn cần đặt tên cho từng danh sách phụ thuộc (ví dụ: danh sách các Quận/Huyện của Hà Nội, bạn chọn vùng dữ liệu đó và đặt tên là 'HaNoi'). Tương tự với các tỉnh khác. Danh sách các mục chính (Tỉnh/Thành phố) cũng cần được đặt tên.
- Thiết lập Data Validation: Trên ô bạn muốn tạo dropdown list chính (ví dụ: ô chọn Tỉnh/Thành phố), vào tab Data -> Data Validation. Chọn List ở mục Allow và nhập công thức tham chiếu đến vùng dữ liệu Tỉnh/Thành phố bạn đã đặt tên.
- Thiết lập Dropdown List phụ thuộc: Trên ô bạn muốn tạo dropdown list phụ thuộc (ví dụ: ô chọn Quận/Huyện), cũng vào Data Validation -> List. Nhưng lần này, bạn sẽ dùng hàm
INDIRECT. Công thức sẽ có dạng như sau:=INDIRECT(ô_chọn_tỉnh). Ví dụ, nếu ô bạn chọn Tỉnh/Thành phố là A2, thì công thức sẽ là=INDIRECT(A2).
Khi bạn chọn một Tỉnh/Thành phố ở ô A2, thì danh sách các Quận/Huyện ở ô bạn nhập công thức INDIRECT sẽ tự động cập nhật theo đúng Tỉnh/Thành phố đã chọn.
Cách này rất hữu ích cho việc làm form nhập liệu, khảo sát hay bất kỳ trường hợp nào cần nhập liệu có tính liên kết. Hy vọng chia sẻ này giúp ích được cho mọi người!