Chào các anh chị em trong diễn đàn!
Dạo này công việc kế toán của mình cứ lặp đi lặp lại một thao tác: điền thông tin vào một bảng dựa trên một vài điều kiện nhất định từ một bảng khác. Cứ làm thủ công thì mất thời gian khủng khiếp, mà sai sót thì dễ như chơi.
Tình cờ lướt qua mấy bài viết về tiện ích tự động hóa, mình chợt nghĩ hay là mình cũng thử tìm hiểu xem có cách nào làm cái vụ điền dữ liệu này cho nó nhanh gọn không.
Sau một hồi mày mò, mình có một cách làm khá hay ho mà muốn chia sẻ với mọi người, đặc biệt là các bạn làm kế toán, nhập liệu, hay bất kỳ ai phải xử lý dữ liệu theo kiểu 'tra cứu có điều kiện' như mình.
Ý tưởng là thế này:
- Mình có một bảng dữ liệu nguồn (ví dụ: danh sách khách hàng, mã vật tư, thông tin sản phẩm...).
- Mình có một bảng cần điền thông tin (ví dụ: bảng báo cáo, bảng tổng hợp...).
- Mình muốn điền các cột như Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại vào bảng báo cáo, dựa vào Mã khách hàng đã có trong bảng báo cáo.
Thay vì dùng VLOOKUP hoặc INDEX/MATCH (cái này cũng hay nhưng đôi khi hơi phức tạp nếu có nhiều điều kiện), mình nghĩ đến việc dùng một tiện ích nhỏ. Tiện ích này cho phép mình chọn vùng dữ liệu nguồn, chọn cột cần lấy, chọn cột làm điều kiện, rồi chỉ định vùng đích cần điền.
Cái hay của nó là:
- Tốc độ: Xử lý hàng ngàn dòng chỉ trong vài giây.
- Độ chính xác: Giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.
- Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện, không cần biết quá nhiều về công thức Excel phức tạp.
Mình tìm được một cái add-in khá ổn trên mạng, nó có chức năng 'Fill Data by Condition' (Tạm dịch: Điền dữ liệu theo điều kiện). Tuy nhiên, mình không tiện chia sẻ link trực tiếp vì sợ vi phạm quy định diễn đàn. Các bạn có thể tìm kiếm với từ khóa như 'Excel data fill utility', 'Excel auto fill add-in', 'tiện ích điền dữ liệu Excel theo điều kiện' trên Google hoặc các trang tải phần mềm uy tín.
Ai đã từng dùng qua tiện ích tương tự hoặc có cách nào hay hơn để xử lý vấn đề này, chia sẻ thêm cho mọi người cùng học hỏi nhé!
Chúc mọi người luôn làm việc hiệu quả!