Chào các bác, dạo này em đang loay hoay với việc quản lý các dự án cá nhân và dữ liệu công việc. Em có một file Excel khá lớn để theo dõi tiến độ, chi phí, nhưng mỗi lần muốn xem tổng quan hay ghi chú thêm thì lại khá bất tiện. Sau một thời gian tìm hiểu, em có khám phá ra cách kết hợp Excel với Notion và thấy nó khá hiệu quả, nên muốn chia sẻ lại cho anh em tham khảo.
Thực ra, Notion không phải là ứng dụng thay thế Excel, mà là một công cụ bổ trợ tuyệt vời. Em thường dùng Excel cho các tác vụ tính toán phức tạp, phân tích dữ liệu, tạo biểu đồ. Còn Notion, em dùng để:
- Tạo bảng quản lý dự án chi tiết: Ghi lại mục tiêu, deadline, người phụ trách, trạng thái.
- Lưu trữ ghi chú, tài liệu liên quan đến dự án.
- Tạo database cho các ý tưởng, danh sách công việc cần làm.
- Tích hợp link trực tiếp đến các file Excel liên quan.
Cách làm của em là:
- Tạo một trang Notion cho mỗi dự án hoặc một bảng tổng hợp chung.
- Trong đó, tạo các mục như 'Tên công việc', 'Deadline', 'Trạng thái', 'Link file Excel'.
- Với cột 'Link file Excel', em sẽ dán link Google Sheet hoặc link OneDrive/SharePoint của file Excel tương ứng. Như vậy, chỉ cần click vào link trong Notion là mở thẳng file Excel để xem hoặc chỉnh sửa.
- Em cũng có thể copy một phần bảng tính từ Excel và dán vào Notion, nó sẽ giữ nguyên định dạng khá tốt. Hoặc ngược lại, copy từ Notion sang Excel.
Việc này giúp em có cái nhìn tổng quan hơn về dự án, dễ dàng theo dõi tiến độ mà không cần phải mở quá nhiều file Excel cùng lúc. Anh em nào đang dùng Excel cho quản lý dự án mà thấy bất tiện thì thử kết hợp với Notion xem sao nhé. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp hoặc các công cụ khác mà anh em đang dùng để bổ trợ cho Excel.