Chào mọi người,
Dạo gần đây mình có thử nghiệm kết hợp Excel với Trello để quản lý một số dự án cá nhân và thấy khá hiệu quả nên muốn chia sẻ lại với mọi người, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ công việc.
Thường thì chúng ta hay dùng Excel để lập kế hoạch, danh sách công việc chi tiết, tính toán các chỉ số. Tuy nhiên, việc theo dõi tiến độ, phân công, cập nhật trạng thái trên Excel đôi khi hơi thủ công và khó trực quan hóa.
Tại sao lại là Trello?
Trello là một công cụ quản lý dự án dạng bảng Kanban rất trực quan. Các thẻ (card) có thể được di chuyển giữa các cột (list) để thể hiện trạng thái công việc (Ví dụ: Cần làm, Đang làm, Đã hoàn thành).
Cách mình kết hợp:
- Lập danh sách công việc chi tiết trên Excel: Mình sẽ liệt kê tất cả các đầu mục công việc, người phụ trách, deadline, các ghi chú quan trọng vào file Excel.
- Tạo bảng Trello tương ứng: Dựa trên file Excel, mình tạo các cột tương ứng với trạng thái công việc trên Trello. Mỗi đầu mục công việc trên Excel sẽ là một thẻ (card) trên Trello.
- Di chuyển thẻ trên Trello: Khi công việc bắt đầu, mình di chuyển thẻ sang cột 'Đang làm'. Hoàn thành thì sang 'Đã hoàn thành'. Điều này giúp mình và đồng đội (nếu có) dễ dàng nắm bắt tình hình chung.
- Sử dụng Checklist trong Trello: Với những công việc lớn, mình tạo các checklist nhỏ ngay trong thẻ Trello để theo dõi các bước chi tiết hơn.
- Đính kèm file Excel vào thẻ Trello: Đối với những thẻ công việc cần tham chiếu đến dữ liệu chi tiết, mình sẽ đính kèm file Excel hoặc link tới file Google Sheet tương ứng.
Cách làm này giúp mình tận dụng được thế mạnh của cả hai công cụ: Excel cho việc quản lý dữ liệu chi tiết và tính toán, Trello cho việc theo dõi tiến độ trực quan và cộng tác.
Không biết có anh chị em nào đã áp dụng cách này chưa, hoặc có công cụ nào khác hiệu quả hơn để chia sẻ không ạ?