Chào mọi người,
Dạo này mình đang mày mò với Microsoft 365 và tình cờ phát hiện ra một tính năng cực hay của Power Automate, giúp tự động hóa việc gửi email nhắc nhở khi có thay đổi trên một file Excel Online. Cái này rất tiện cho việc theo dõi công việc hoặc cập nhật thông tin quan trọng mà không cần phải ngồi canh file liên tục.
Cụ thể, mình thiết lập một quy trình như sau:
- Trigger: Khi một hàng mới được thêm vào hoặc một hàng được sửa đổi trong bảng tính Excel Online (lưu trên OneDrive hoặc SharePoint).
- Action: Tự động gửi một email thông báo đến địa chỉ email được chỉ định. Nội dung email có thể tùy chỉnh để bao gồm thông tin của hàng mới/sửa đổi đó.
Ví dụ, mình dùng nó để theo dõi các yêu cầu hỗ trợ mới. Cứ có ai đó nhập yêu cầu vào file Excel là mình nhận được email báo ngay, khỏi sợ bỏ sót.
Các bước cơ bản để thiết lập:
- Truy cập Power Automate (flow.microsoft.com).
- Chọn 'Create' -> 'Automated cloud flow'.
- Chọn trigger là 'When a row is added, modified or deleted' (Excel Online).
- Kết nối tài khoản, chọn file và bảng tính.
- Thêm action là 'Send an email (V2)' (Office 365 Outlook).
- Cấu hình nội dung email, có thể chèn dữ liệu động từ Excel vào.
Cách này thực sự giúp tiết kiệm kha khá thời gian và công sức. Có ai đã áp dụng Power Automate vào công việc chưa, chia sẻ thêm kinh nghiệm cho mọi người học hỏi với ạ!