Chào các bác, hôm nay em muốn chia sẻ một tính năng mà em thấy cực kỳ hữu ích khi làm việc nhóm trên Office 365, đó là Co-authoring (cùng nhau soạn thảo).
Trước đây, mỗi lần 2-3 người cùng mở một file Word, Excel hay PowerPoint thì dễ bị khóa file, ai sửa trước thì file lưu sau có thể bị ghi đè. Rất là bất tiện và mất thời gian để đồng bộ lại.
Nhưng từ khi chuyển sang Office 365, vấn đề này gần như được giải quyết hoàn toàn. Chỉ cần lưu file trên OneDrive hoặc SharePoint, sau đó mời mọi người cùng truy cập và chỉnh sửa. Các bác sẽ thấy con trỏ của đồng nghiệp xuất hiện ngay trên màn hình của mình, thể hiện họ đang ở đâu và chỉnh sửa phần nào.
Lợi ích chính của Co-authoring:
- Tiết kiệm thời gian: Không còn cảnh chờ đợi hay xung đột file.
- Tăng hiệu quả làm việc nhóm: Mọi người có thể cùng đóng góp ý kiến và chỉnh sửa trực tiếp.
- Cập nhật theo thời gian thực: Mọi thay đổi đều được hiển thị gần như ngay lập tức.
- Giảm thiểu sai sót: Dễ dàng theo dõi ai đã sửa gì.
Để sử dụng tính năng này, các bác chỉ cần đảm bảo file được lưu trên nền tảng đám mây của Microsoft (OneDrive, SharePoint) và bật chế độ chia sẻ cho người khác. Khi mọi người cùng mở file, tính năng này sẽ tự động kích hoạt.
Có bác nào đã dùng tính năng này thường xuyên chưa? Chia sẻ thêm kinh nghiệm hoặc những tình huống thú vị khi dùng Co-authoring với em nhé!