Chào mọi người, hôm nay mình muốn chia sẻ một tính năng tuy cũ nhưng cực kỳ hữu ích mà mình mới áp dụng lại hiệu quả trong Excel 365: Text to Columns.
Dạo này mình phải xử lý một file excel mà dữ liệu khách hàng được gộp chung trong một ô, ví dụ như: "Nguyễn Văn A - 0912345678 - Hà Nội". Việc copy paste từng ô ra ngoài thì mất thời gian kinh khủng, mà lại dễ sai sót.
May mắn là mình nhớ ra Text to Columns. Tính năng này giúp mình tách các chuỗi ký tự phức tạp thành nhiều cột khác nhau dựa trên một dấu phân cách (delimiter) hoặc độ rộng cố định.
Cách làm rất đơn giản:
- Chọn vùng dữ liệu cần tách.
- Vào tab Data, chọn Text to Columns.
- Chọn kiểu dữ liệu phù hợp:
- Delimited: Nếu dữ liệu của bạn được phân tách bằng các ký tự như dấu phẩy (,), dấu chấm phẩy (;), tab, hoặc dấu cách. Trong trường hợp của mình, mình chọn Other và nhập dấu gạch ngang (-) làm ký tự phân cách.
- Fixed width: Nếu bạn muốn tách dữ liệu dựa trên vị trí ký tự trong chuỗi.
- Sau đó, Excel sẽ cho phép bạn xem trước kết quả và tùy chỉnh kiểu dữ liệu cho từng cột.
- Cuối cùng, nhấn Finish để hoàn tất.
Kết quả là dữ liệu của mình đã được tách thành 3 cột riêng biệt: Tên, Số điện thoại, Địa chỉ. Cực kỳ nhanh chóng và chính xác!
Tính năng này rất hữu ích khi bạn cần xử lý các file nhập liệu không theo chuẩn, hoặc khi dữ liệu được dồn vào một cột duy nhất. Đặc biệt với Excel 365, giao diện trực quan hơn giúp thao tác dễ dàng hơn rất nhiều.
Có ai còn mẹo hay nào khác với Text to Columns hoặc các tính năng xử lý chuỗi trong Office 365 không, chia sẻ cho mọi người với nhé!