Dạo này làm việc với dữ liệu nhiều, mình thường xuyên phải xử lý các file văn bản được xuất ra từ hệ thống. Một trong những thao tác tốn thời gian nhất là tách các cột dữ liệu bị dính liền nhau. May mắn là mình đã 'vô tình' khám phá ra cách dùng Text to Columns trên Excel 365 một cách hiệu quả hơn hẳn.
Nhiều anh em có thể đã quen với việc dùng Text to Columns theo kiểu cơ bản: chọn dữ liệu, vào Data -> Text to Columns, rồi chọn Delimited hoặc Fixed width. Tuy nhiên, với Office 365, tính năng này còn có những tùy chỉnh rất hay ho mà ít người để ý.
Ví dụ, hôm trước mình cần tách một cột địa chỉ mà các thành phần (số nhà, tên đường, phường, quận) được ngăn cách bởi dấu phẩy, nhưng đôi khi lại có thêm dấu chấm hoặc khoảng trắng thừa. Thay vì phải dùng các hàm phức tạp như SUBSTITUTE hay FIND/SEARCH, mình đã sử dụng Text to Columns với tùy chọn 'Data preview' để xem trước kết quả và tinh chỉnh điểm ngắt cột cho chính xác.
Một điểm nữa là khả năng xử lý các định dạng dữ liệu khác nhau sau khi tách. Ví dụ, nếu bạn tách một cột chứa số nhưng Excel lại nhận diện là văn bản, bạn hoàn toàn có thể chọn định dạng 'Text' hoặc 'General' ngay trong cửa sổ Text to Columns để đảm bảo dữ liệu được xử lý đúng.
Có anh em nào đã từng dùng Text to Columns với các tùy chọn nâng cao chưa? Chia sẻ kinh nghiệm hoặc các tình huống