Dạo gần đây, công việc của mình liên quan nhiều đến việc chuyển đổi dữ liệu giữa Excel và các nền tảng khác như Google Forms, Trello, hoặc email. Ban đầu, mình tốn khá nhiều thời gian cho việc copy-paste thủ công. Sau khi tìm hiểu, mình phát hiện ra Zapier và muốn chia sẻ với mọi người xem sao.
Zapier giống như một cây cầu nối, giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giữa các ứng dụng mà bạn đang sử dụng. Ví dụ, khi có một phản hồi mới trên Google Forms, Zapier có thể tự động thêm một hàng mới vào bảng tính Excel của bạn. Hoặc khi một nhiệm vụ mới được tạo trên Trello, nó có thể tạo một mục trong danh sách Excel tương ứng.
Cách hoạt động của nó khá đơn giản, gọi là "Zaps". Một Zap bao gồm:
- Trigger (Sự kiện kích hoạt): Là một sự kiện xảy ra trong một ứng dụng (ví dụ: email mới nhận, form được gửi đi).
- Action (Hành động): Là hành động mà bạn muốn ứng dụng kia thực hiện (ví dụ: thêm dữ liệu vào Excel, gửi thông báo).
Mình đã thử nghiệm việc tự động cập nhật một bảng theo dõi khách hàng. Khi khách hàng điền vào một form liên hệ trên website (sử dụng một dịch vụ form khác), Zapier sẽ tự động lấy thông tin đó và thêm vào một file Excel mình đã chỉ định. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa tránh sai sót do nhập liệu thủ công.
Tuy nhiên, cần lưu ý là các gói miễn phí của Zapier có giới hạn về số lượng Zaps và số lần chạy mỗi tháng. Nhưng với những tác vụ cơ bản, nó thực sự là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp công việc với Excel trở nên liền mạch hơn với các ứng dụng khác.
Có anh chị em nào đã từng dùng Zapier hoặc các công cụ tương tự như Make (Integromat) để tự động hóa với Excel chưa? Chia sẻ kinh nghiệm cho mọi người cùng học hỏi nhé!