Chào mọi người,
Dạo này mình làm nhiều với dữ liệu nhập tay hoặc copy từ web về, gặp khá nhiều trường hợp dữ liệu Text bị lẫn các ký tự lạ, hoặc có quá nhiều khoảng trắng thừa ở đầu, cuối, thậm chí ở giữa các từ. Điều này gây khó khăn khi mình muốn xử lý, tính toán hay sử dụng các hàm như VLOOKUP, INDEX-MATCH.
Hôm nay mình muốn chia sẻ một vài cách đơn giản để làm sạch những dữ liệu này, hy vọng hữu ích cho các bạn.
1. Xử lý khoảng trắng thừa:
- Hàm TRIM: Đây là hàm cơ bản nhất để loại bỏ các khoảng trắng thừa. Nó sẽ giữ lại một khoảng trắng duy nhất giữa các từ và xóa hết khoảng trắng ở đầu, cuối chuỗi. Ví dụ:
=TRIM(A1) - Kết hợp TRIM và SUBSTITUTE: Nếu dữ liệu của bạn có nhiều khoảng trắng không mong muốn ở giữa các từ (ví dụ: "Nguyễn Văn An" với 2 dấu cách), bạn có thể dùng kết hợp. Đầu tiên, dùng SUBSTITUTE để thay thế 2 dấu cách thành 1 dấu cách, sau đó dùng TRIM. Ví dụ:
=TRIM(SUBSTITUTE(A1," "," ")). Bạn có thể lồng nhiều lần SUBSTITUTE nếu cần.
2. Xử lý ký tự lạ:
Các ký tự lạ thường là những ký tự không in được hoặc không mong muốn. Cách hiệu quả nhất là dùng hàm CLEAN kết hợp với SUBSTITUTE.
- Hàm CLEAN: Hàm này loại bỏ các ký tự không in được (thường có mã ASCII từ 0 đến 31). Ví dụ:
=CLEAN(A1) - Kết hợp CLEAN và SUBSTITUTE: Nếu bạn biết rõ ký tự lạ đó là gì (ví dụ: ký tự dấu chấm phẩy ";" hoặc ký tự xuống dòng), bạn có thể dùng SUBSTITUTE để thay thế nó bằng khoảng trắng hoặc ký tự trống. Ví dụ, để loại bỏ dấu chấm phẩy:
=SUBSTITUTE(A1,";",""). Sau đó, bạn có thể kết hợp với CLEAN và TRIM để có kết quả tốt nhất:=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1,";","")))
Lưu ý:
- Luôn kiểm tra dữ liệu gốc trước khi áp dụng công thức.
- Sau khi dùng công thức, bạn nên copy kết quả và Paste Special Values để loại bỏ công thức và cố định dữ liệu đã làm sạch.
Hy vọng những mẹo nhỏ này giúp ích cho công việc của mọi người!