Mẹo hay: Tự động điền STT theo thứ tự khi thêm/xóa dòng trong Excel

Chào các anh chị em trong diễn đàn!

Hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ mà mình mới phát hiện ra, hy vọng sẽ giúp ích cho mọi người trong quá trình làm việc với Excel, đặc biệt là khi cần đánh số thứ tự (STT) cho danh sách.

Thông thường, khi muốn đánh STT, mọi người hay dùng cách thủ công là nhập 1, 2, 3... rồi kéo xuống, hoặc dùng công thức đơn giản như:

=ROW()-ROW(A$1)

Cách này khá ổn, nhưng có một nhược điểm là nếu bạn thêm hoặc xóa dòng ở giữa danh sách, số STT sẽ bị nhảy hoặc trùng lặp, và bạn lại phải sửa lại thủ công. Rất mất thời gian, đúng không ạ?

Mình đã tìm được một cách làm đơn giản hơn, giúp STT tự động cập nhật theo thứ tự khi bạn thêm hoặc xóa dòng. Đó là sử dụng kết hợp hàm SUBTOTAL.

Giả sử danh sách của bạn bắt đầu từ ô A2 (ô A1 là tiêu đề). Tại ô A2, bạn nhập công thức sau:

=SUBTOTAL(3, $A$2:A2)

Sau đó, kéo công thức này xuống cho toàn bộ danh sách.

Giải thích công thức:

• SUBTOTAL: Hàm này có thể thực hiện nhiều phép tính khác nhau (tổng, đếm, trung bình, max, min...).
• Tham số thứ nhất là 3: Tương ứng với hàm COUNTA (đếm các ô không trống).
• Tham số thứ hai là $A$2:A2: Đây là một phạm vi động. Khi bạn kéo xuống, phần A2 sẽ thay đổi thành A3, A4... tạo thành các phạm vi như $A$2:A2, $A$2:A3, $A$2:A4...

Với công thức này, mỗi khi bạn thêm một dòng mới vào danh sách, hàm SUBTOTAL sẽ tự động đếm và cập nhật STT. Nếu bạn xóa một dòng, các STT phía sau cũng sẽ tự động điều chỉnh.

Hy vọng mẹo nhỏ này sẽ giúp ích cho công việc của mọi người. Nếu có cách nào hay hơn, mọi người cùng chia sẻ nhé!

Cái này hay nè! Mình trước giờ cứ phải sửa STT thủ công mỗi lần thêm bớt dòng, mất công ghê. Công thức =ROW()-ROW(A$1) đúng là tiện nhưng vẫn phải canh chỉnh. Có cách nào làm tự động hoàn toàn hơn nữa không, ví dụ như dùng Table của Excel chẳng hạn?

Cảm ơn bạn đã chia sẻ mẹo hay! Công thức =ROW()-ROW(A$1) đúng là tiện lợi hơn kéo thả thủ công nhiều. Mình cũng hay dùng nó.

Nhưng mình thấy bạn có đề cập đến việc thêm/xóa dòng bị nhảy số. Bạn có thể chia sẻ rõ hơn về tình huống cụ thể bạn gặp phải không? Đôi khi chỉ cần một chút điều chỉnh nhỏ trong công thức hoặc cách sắp xếp dữ liệu là có thể khắc phục được.

Còn nếu muốn tự động hoàn toàn thì như bạn kia nói, dùng Table của Excel (Insert -> Table) là một giải pháp rất mạnh mẽ. Khi bạn thêm dòng mới vào Table, STT sẽ tự động nhảy theo rất mượt mà.