Mẹo nhỏ giúp 'dọn dẹp' khoảng trắng thừa trong Excel cực nhanh

Dạo gần đây mình hay nhận file từ các bạn khác gửi qua, mà đôi khi mở ra thấy dữ liệu nó cứ bị 'nhảy dòng' hoặc định dạng sai sai. Sau một hồi debug thì phát hiện ra là do có quá nhiều khoảng trắng thừa ở đầu hoặc cuối ô. Cái này mà ngồi xóa tay thì đúng là tốn thời gian kinh khủng.

Hôm nay mình chia sẻ một mẹo nhỏ mà mình hay dùng để xử lý nhanh gọn cái vụ này, hy vọng giúp ích cho các bạn:

• Sử dụng hàm TRIM: Đây là hàm cơ bản nhất để loại bỏ các khoảng trắng thừa. Chỉ cần đặt công thức ở một cột phụ là xong. Ví dụ, nếu dữ liệu của bạn ở cột A, bạn có thể dùng công thức: =TRIM(A1). Sau đó kéo công thức xuống và copy/paste values lại là được.
• Sử dụng tính năng 'Find and Replace' (Ctrl+H): Cách này hơi 'mẹo' một chút nhưng hiệu quả. Bạn có thể dùng nó để tìm và thay thế các khoảng trắng kép (hoặc nhiều hơn) bằng một khoảng trắng duy nhất. Cách làm: Nhấn Ctrl+H. Ở ô 'Find what', gõ hai lần phím cách. Ở ô 'Replace with', gõ một lần phím cách. Nhấn 'Replace All'. Lặp lại thao tác này cho đến khi Excel báo không còn gì để thay thế nữa. Sau đó, bạn có thể dùng TRIM để xử lý các khoảng trắng ở đầu/cuối nếu còn sót.
• Sử dụng Power Query: Nếu bạn làm việc với file lớn hoặc cần xử lý thường xuyên, Power Query là một lựa chọn tuyệt vời. Chỉ cần Load dữ liệu vào Power Query, chọn cột cần xử lý, vào tab 'Transform', chọn 'Format' -> 'Trim'. Thao tác này sẽ tự động làm sạch dữ liệu cho bạn mà không cần dùng công thức phụ.

Hy vọng mẹo nhỏ này sẽ giúp các bạn tiết kiệm được chút thời gian khi xử lý dữ liệu. Nếu có cách nào hay hơn thì mọi người cùng chia sẻ nhé!

Cái vụ khoảng trắng thừa này đúng là ám ảnh thật bác ạ! Em cũng hay gặp tình trạng này lắm, nhất là khi copy paste dữ liệu từ nguồn khác về. Ngoài hàm TRIM thì em còn hay kết hợp với Find & Replace nữa. Đôi khi nó còn nhanh hơn cả công thức.

Cách của em là:

1. Chọn vùng dữ liệu cần xử lý.
2. Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace.
3. Ở ô "Find what", gõ 2 dấu cách (hoặc số dấu cách tùy theo file của bác).
4. Để trống ô "Replace with".
5. Nhấn "Replace All". Làm vài lần cho chắc ăn.

Cách này tiện cho những trường hợp khoảng trắng thừa ở giữa hoặc có nhiều khoảng trắng liền nhau. Bác thử xem sao nhé!

Trời, vụ khoảng trắng thừa này đúng là "ác mộng" của dân Excel thật! Cảm ơn bạn đã chia sẻ mẹo dùng TRIM nhé, rất hữu ích.

Ngoài TRIM ra, mình còn hay dùng thêm một cách nữa là kết hợp Find & Replace. Nếu bạn nào gặp tình trạng có nhiều khoảng trắng liền nhau hoặc ở giữa văn bản thì cách này khá hiệu quả.

Cách làm của mình là: 1. Chọn vùng dữ liệu cần xử lý. 2. Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find & Replace. 3. Ở ô "Find what", nhập hai dấu cách (hoặc nhiều hơn tùy trường hợp). 4. Để trống ô "Replace with". 5. Nhấn "Replace All". Lặp lại vài lần nếu cần.

Cách này đôi khi còn nhanh hơn cả công thức, nhất là khi cần xử lý nhanh một vài ô bị lỗi. Mọi người thử xem sao nhé!