Chào mọi người,
Dạo này mình hay phải làm việc với các danh sách dài trong Excel, mà cứ mỗi lần thêm hoặc xóa dòng là lại phải loay hoay điền lại số thứ tự. Nhiều lúc lỡ tay xóa nhầm một dòng ở giữa là coi như phải làm lại từ đầu. Tìm hiểu trên mạng thì thấy có nhiều cách dùng hàm, nhưng đôi khi lại hơi phức tạp hoặc không xử lý được hết các trường hợp.
Hôm nay, mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ mà mình vừa phát hiện ra, giúp tự động điền số thứ tự mà không cần dùng đến các hàm phức tạp hay phải sắp xếp lại toàn bộ. Cách này cực kỳ hữu ích khi bạn thường xuyên thêm/xóa dòng dữ liệu.
Cách làm:
- Tại ô đầu tiên của cột STT (ví dụ ô A2, giả sử dòng 1 là tiêu đề), bạn nhập công thức sau:
=IF(B2="", "", MAX($A$1:A1)+1) - Kéo công thức này xuống cho các dòng còn lại.
Giải thích:
IF(B2="", "", ...): Nếu ô B2 (cột dữ liệu bạn dùng để kiểm tra xem dòng có trống hay không) trống, thì ô STT cũng trống.MAX($A$1:A1)+1: Lấy số thứ tự lớn nhất trong phạm vi đã có (bắt đầu từ $A$1 đến ô ngay trước đó) và cộng thêm 1. Khi bạn kéo công thức xuống, phạm vi$A$1:A1sẽ tự động mở rộng theo, đảm bảo số thứ tự luôn tăng dần.
Với cách này, khi bạn thêm một dòng mới vào giữa, số thứ tự sẽ tự động được điền. Khi bạn xóa một dòng, các số thứ tự phía dưới sẽ tự động cập nhật mà không bị nhảy hay trùng lặp. Chỉ cần đảm bảo cột bạn dùng để kiểm tra (trong ví dụ là cột B) luôn có dữ liệu khi có dòng mới.
Hy vọng mẹo nhỏ này sẽ giúp ích cho công việc của mọi người!