Chào mọi người,
Dạo này mình làm nhiều báo cáo mà có những thông tin lặp đi lặp lại trên nhiều file Word, ví dụ như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại liên hệ... Mỗi lần copy-paste thủ công rất mất thời gian và dễ sai sót. Hôm nay, mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ mà mình mới phát hiện ra để tự động hóa việc này, hy vọng hữu ích cho các bạn.
Thực ra, đây không hẳn là một tiện ích mới toanh, nhưng nhiều người có thể chưa biết hoặc chưa tận dụng hết. Đó là sử dụng tính năng Quick Parts (Phần nhanh) kết hợp với AutoText trong Word.
Cách làm như sau:
- Bước 1: Mở một file Word mới hoặc file mẫu mà bạn hay dùng.
- Bước 2: Nhập thông tin bạn muốn tự động điền vào (ví dụ: Tên công ty A, Địa chỉ B, SĐT C).
- Bước 3: Bôi đen toàn bộ phần thông tin đó.
- Bước 4: Vào tab Insert (Chèn) -> Quick Parts (Phần nhanh) -> AutoText -> Save Selection to AutoText Gallery... (Lưu lựa chọn vào Thư viện AutoText...).
- Bước 5: Đặt tên cho mục AutoText này (ví dụ: "Thông tin liên hệ công ty"), chọn Gallery là AutoText, Category là General (Chung), và các tùy chọn khác giữ nguyên. Nhấn OK.
Sau khi lưu xong, mỗi lần bạn muốn chèn thông tin này vào bất kỳ file Word nào khác, chỉ cần vào Insert -> Quick Parts -> AutoText, bạn sẽ thấy mục bạn vừa lưu. Click vào đó là thông tin sẽ được chèn ngay lập tức.
Cách này rất tiện khi bạn cần điền cùng một bộ thông tin vào nhiều báo cáo, hợp đồng, hoặc tài liệu khác nhau. Nó giúp tiết kiệm kha khá thời gian và đảm bảo tính nhất quán.
Có bạn nào đã từng dùng cách này chưa? Hoặc có tiện ích nào tương tự cho Word mà mọi người biết không, chia sẻ thêm cho mình học hỏi với ạ!