Dân kế toán mình chắc ai cũng gặp cảnh phải làm việc với dữ liệu ngày tháng năm, mà đôi khi nó lộn xộn cực kỳ. Có khi thì là 1/2/2023, có khi lại là Jan 02, 2023, hay tệ hơn là 02-Jan-2023. Làm báo cáo mà sai ngày tháng thì mệt lắm.
Hôm nay, mình chia sẻ một vài mẹo nhỏ để xử lý mấy cái vụ ngày tháng này cho gọn gàng hơn, đỡ phải ngồi sửa thủ công từng cái một.
1. Chuẩn hóa định dạng ngày tháng
Cách đơn giản nhất là dùng chức năng Text to Columns.
- Chọn cột chứa dữ liệu ngày tháng.
- Vào tab Data, chọn Text to Columns.
- Chọn Delimited hoặc Fixed width tùy theo cấu trúc dữ liệu của bạn.
- Ở bước 3, chọn Date và định dạng chuẩn bạn muốn (ví dụ: YMD cho năm-tháng-ngày).
- Excel sẽ cố gắng chuyển đổi các định dạng khác nhau về chuẩn bạn chọn.
2. Tách ngày, tháng, năm thành các cột riêng
Đôi khi cần tách riêng ra để tính toán hoặc lọc. Dùng các hàm này rất tiện:
- Ngày:
=DAY(A1) - Tháng:
=MONTH(A1) - Năm:
=YEAR(A1)
Trong đó, A1 là ô chứa dữ liệu ngày tháng gốc.
3. Chuyển đổi văn bản thành ngày tháng
Nếu dữ liệu của bạn bị Excel nhận dạng là văn bản (text) thay vì ngày tháng, bạn có thể dùng các hàm như DATEVALUE hoặc kết hợp DATE với các hàm tách ngày/tháng/năm ở trên.
Ví dụ, nếu bạn có ngày tháng ở dạng văn bản như '01/02/2023' trong ô A1 và bạn muốn chuyển nó sang định dạng chuẩn của Excel:
=DATE(RIGHT(A1,4), MID(A1,4,2), LEFT(A1,2))Hoặc đơn giản hơn nếu bạn chắc chắn định dạng là MM/DD/YYYY:
=DATEVALUE(A1)Sau đó, bạn chỉ cần định dạng lại ô kết quả theo ý muốn.
Mấy mẹo này tuy nhỏ nhưng giúp mình tiết kiệm kha khá thời gian khi làm báo cáo cuối kỳ. Có anh chị nào có cách nào hay hơn thì chia sẻ thêm cho mọi người cùng học hỏi nhé!