Chào mọi người,
Dạo gần đây mình thấy có nhiều bài chia sẻ về các công cụ hỗ trợ làm việc với Excel, từ Notion, Trello đến Power Automate. Hôm nay, mình muốn đóng góp một mẹo nhỏ nhưng khá hữu ích mà mình hay áp dụng, đó là dùng Google Calendar để quản lý các deadline liên quan đến file Excel.
Công việc của mình thường xuyên phải xử lý nhiều báo cáo Excel với các hạn chót khác nhau. Thay vì ghi chú lung tung vào sổ tay hay đặt reminder trên điện thoại, mình quyết định tích hợp vào Google Calendar. Cách làm rất đơn giản:
- Tạo sự kiện cho từng deadline: Mỗi khi có một báo cáo cần hoàn thành, mình tạo một sự kiện trên Google Calendar với tên rõ ràng (ví dụ: "Hoàn thành báo cáo Doanh thu Q3").
- Đặt thời gian nhắc nhở: Quan trọng nhất là đặt thời gian nhắc nhở. Mình thường đặt 2-3 lần nhắc: một lần trước deadline vài ngày để có thời gian chuẩn bị, và một lần vào ngày hôm trước để tập trung hoàn thành.
- Thêm link file vào mô tả: Trong phần mô tả của sự kiện, mình sẽ dán link trực tiếp đến file Excel đó (nếu lưu trên Google Drive hoặc OneDrive). Như vậy, chỉ cần click vào sự kiện là mở được file ngay.
- Phân loại bằng màu sắc: Mình dùng các màu sắc khác nhau cho từng loại báo cáo hoặc từng phòng ban để dễ dàng theo dõi tổng quan tiến độ trên lịch.
Cách này giúp mình không bị bỏ lỡ deadline, chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc và quản lý file Excel hiệu quả hơn. Google Calendar miễn phí, dễ dùng và đồng bộ trên mọi thiết bị, nên rất tiện lợi.
Không biết có anh chị em nào cũng áp dụng cách tương tự hoặc có mẹo nào hay hơn không, chia sẻ cho mình với nhé!