Chào các bạn trong diễn đàn,
Dạo này mình thấy mọi người hay chia sẻ về các công cụ hỗ trợ làm việc với Excel, từ Power Automate, Notion đến Trello. Hôm nay, mình muốn chia sẻ một cách đơn giản hơn, sử dụng chính Google Calendar để quản lý deadline và nhắc nhở các công việc liên quan đến file Excel của mình.
Công việc của mình khá nhiều, thường xuyên phải làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu và cập nhật file Excel. Đôi khi, chỉ cần quên một deadline nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến cả dây chuyền công việc. Trước đây, mình hay ghi chú vào sổ tay hoặc dùng các app nhắc nhở chung chung, nhưng không hiệu quả lắm vì không gắn liền trực tiếp với file Excel.
Từ khi chuyển sang dùng Google Calendar, mọi thứ trở nên dễ dàng hơn:
- Tạo sự kiện cho từng deadline: Mỗi khi nhận được yêu cầu hoặc có deadline cho một báo cáo/tổng hợp nào đó, mình sẽ tạo ngay một sự kiện trên Google Calendar. Tiêu đề sự kiện mình đặt rõ ràng, ví dụ: "Hoàn thành Báo cáo Doanh thu Q3 - File "BaoCao_DT_Q3.xlsx"".
- Thêm link file Excel vào mô tả: Trong phần mô tả sự kiện, mình sẽ dán link trực tiếp đến file Excel đó (nếu lưu trên Google Drive, OneDrive, Dropbox...). Điều này giúp mình truy cập file nhanh chóng khi sự kiện nhắc nhở hiện lên.
- Thiết lập nhắc nhở linh hoạt: Mình thường đặt nhắc nhở trước 1-2 ngày và cả trước vài giờ để có thời gian chuẩn bị. Google Calendar cho phép tùy chỉnh nhắc nhở rất tiện lợi.
- Phân loại công việc: Mình có thể dùng màu sắc khác nhau cho các loại công việc Excel (báo cáo, tổng hợp, phân tích...) để dễ dàng nhìn tổng quan lịch trình.
Cách này tuy đơn giản nhưng giúp mình không bỏ lỡ bất kỳ deadline quan trọng nào, đồng thời có thể nhanh chóng mở đúng file Excel để làm việc. Nó thực sự hữu ích cho những ai làm việc nhiều với Excel và cần một hệ thống nhắc nhở hiệu quả.
Không biết có bạn nào đã áp dụng cách này chưa, hoặc có mẹo nào hay ho hơn để quản lý deadline Excel không? Cùng thảo luận nhé!