Chào các anh chị em trong diễn đàn,
Dạo gần đây mình có tìm hiểu và áp dụng Google Keep vào quy trình làm việc với Excel và thấy khá hiệu quả nên muốn chia sẻ lại cho mọi người tham khảo. Google Keep tuy là ứng dụng ghi chú đơn giản nhưng có những tính năng rất hay ho mà có thể hỗ trợ chúng ta rất nhiều trong việc quản lý thông tin liên quan đến các file Excel.
Cách mình hay dùng:
- Ghi chú nhanh các ý tưởng, yêu cầu liên quan đến file Excel: Thay vì mở file Excel ra để ghi chú tạm, mình thường dùng Keep để ghi lại nhanh các ý tưởng, yêu cầu từ sếp, đồng nghiệp về một file Excel nào đó. Ví dụ: 'Cần thêm cột doanh thu quý 4 vào báo cáo ABC', 'Kiểm tra lại công thức tính lương cho phòng KD'.
- Tạo checklist công việc: Đối với các dự án Excel phức tạp, mình hay tạo các checklist trên Keep để theo dõi tiến độ. Mỗi đầu việc sẽ là một mục trong checklist, khi hoàn thành thì tick vào.
- Đính kèm ảnh chụp màn hình: Khi gặp lỗi hoặc muốn mô tả một phần của file Excel, mình chụp màn hình rồi đính kèm trực tiếp vào ghi chú trên Keep. Rất tiện lợi để giải thích cho người khác.
- Sử dụng nhãn (Labels) để phân loại: Mình tạo các nhãn như 'Báo cáo Tháng', 'Dự án X', 'Lỗi cần sửa'... để dễ dàng lọc và tìm lại các ghi chú liên quan đến các file Excel cụ thể.
- Liên kết với Google Drive: Mặc dù Keep không trực tiếp liên kết với Excel, nhưng mình thường lưu trữ file Excel trên Google Drive. Khi cần, mình có thể dễ dàng mở ghi chú Keep, rồi bấm vào liên kết tới file Excel tương ứng trên Drive.
Google Keep hoàn toàn miễn phí và có thể truy cập trên nhiều thiết bị, rất phù hợp để bổ trợ cho công việc với Excel mà không cần cài đặt thêm phần mềm phức tạp. Hy vọng chia sẻ này hữu ích với mọi người!