Chào các bác, em làm bên mảng kế toán, công việc thường xuyên phải làm việc với file Excel. Tuy nhiên, có một vấn đề là khi nhiều người cùng chỉnh sửa một file Excel, việc quản lý phiên bản và tránh ghi đè lên nhau rất mệt mỏi. Gần đây em có mày mò và phát hiện ra một cách khá hay để khắc phục tình trạng này, đó là tận dụng Google Sheets để làm việc cộng tác realtime.
Thực ra Google Sheets không phải là ứng dụng xa lạ, nhưng nhiều người dùng Excel quen thuộc có thể chưa nghĩ đến việc kết hợp nó. Cách làm của em như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị file Excel gốc. Đảm bảo file của bạn đã được làm sạch, định dạng chuẩn.
- Bước 2: Upload lên Google Drive. Mở Google Drive, tạo một thư mục mới và upload file Excel lên.
- Bước 3: Chuyển đổi sang Google Sheets. Chuột phải vào file Excel vừa upload, chọn Mở bằng -> Google Trang tính. File sẽ được chuyển đổi sang định dạng Google Sheets.
- Bước 4: Chia sẻ và cộng tác. Lúc này, bạn có thể chia sẻ file Google Sheets này cho đồng nghiệp. Mọi người có thể cùng lúc truy cập, chỉnh sửa và thấy được sự thay đổi của nhau theo thời gian thực. Các thay đổi sẽ tự động lưu lại.
- Bước 5: Xuất ngược về Excel (nếu cần). Khi cần một file Excel để lưu trữ hoặc gửi đi, bạn chỉ cần vào Tệp -> Tải xuống -> Microsoft Excel (.xlsx).
Cách này tuy đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả cho các nhóm làm việc cần chỉnh sửa chung một bảng tính. Nó giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi, tránh xung đột dữ liệu và dễ dàng theo dõi lịch sử chỉnh sửa. Không cần cài thêm phần mềm gì phức tạp, chỉ cần tài khoản Google là đủ.
Có bác nào đã áp dụng cách này chưa? Hoặc có ứng dụng nào khác tương tự mà các bác thấy hiệu quả hơn không? Chia sẻ cho em với ạ!