Dạo gần đây mình thấy mọi người hay chia sẻ các ứng dụng hỗ trợ làm việc với Excel, từ Trello, Jira đến Zalo, Google Forms. Hôm nay mình muốn chia sẻ một công cụ mình đang dùng rất hiệu quả để quản lý toàn bộ dự án Excel của mình, đó là Notion.
Notion không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn thuần mà nó còn là một 'văn phòng làm việc' thu nhỏ. Mình dùng nó để:
- Lưu trữ tài liệu gốc: Các file Excel quan trọng, file đính kèm, báo cáo... đều được gom lại trong một trang Notion duy nhất cho từng dự án.
- Theo dõi tiến độ: Tạo bảng Kanban (giống Trello) để quản lý các đầu việc trong dự án Excel, phân công trách nhiệm, đặt deadline.
- Ghi chú chi tiết: Ghi lại các yêu cầu, các bước thực hiện, các hàm phức tạp hay những lưu ý quan trọng khi làm việc với file Excel.
- Xây dựng Knowledge Base: Tổng hợp lại các mẹo, thủ thuật, công thức hay gặp để dễ dàng tra cứu lại sau này.
Ví dụ, khi làm một báo cáo bán hàng phức tạp, mình sẽ tạo một trang Notion cho báo cáo đó. Trong trang này, mình có thể nhúng trực tiếp file Excel cần xử lý, tạo một danh sách các yêu cầu từ sếp, một bảng theo dõi tiến độ từng phần (thu thập dữ liệu, làm sạch, tạo biểu đồ, viết nhận định), và một mục ghi chú các hàm mình đã dùng như SUMIFS, INDEX-MATCH, OFFSET...
Việc này giúp mình không bị phân tán, mọi thứ liên quan đến dự án Excel đều tập trung ở một nơi. Các bạn đã dùng Notion cho công việc Excel chưa? Chia sẻ kinh nghiệm với mình nhé!