Chào mọi người,
Dạo gần đây mình đang làm một dự án khá lớn và việc theo dõi, tính toán chi phí quản lý dự án trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Mình đã thử nhiều cách thủ công nhưng tốn rất nhiều thời gian và dễ sai sót. Sau một thời gian mày mò, mình đã xây dựng được một file Excel khá hay ho để tự động hóa phần này.
Ý tưởng chính là mình sẽ nhập các thông tin cơ bản về dự án như: tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tổng ngân sách. Sau đó, dựa vào các hạng mục chi phí quản lý (ví dụ: lương nhân sự dự án, chi phí văn phòng phẩm, chi phí đi lại, chi phí thuê ngoài...), mình sẽ nhập số liệu thực tế phát sinh vào một bảng riêng.
Điểm mấu chốt là mình sử dụng các hàm như SUMIFS để tổng hợp chi phí theo từng hạng mục và theo từng giai đoạn của dự án (tuần/tháng). Mình còn kết hợp thêm IF và VLOOKUP (hoặc XLOOKUP nếu dùng Excel mới) để so sánh chi phí thực tế với ngân sách dự kiến, từ đó đưa ra cảnh báo nếu vượt ngân sách.
Ví dụ, để tính tổng chi phí phát sinh cho hạng mục 'Chi phí đi lại' trong tháng 1, mình dùng công thức:
=SUMIFS(BangChiPhi[SoTien], BangChiPhi[HangMuc], "Chi phí đi lại", BangChiPhi[NgayPhatSinh], ">=01/01/2023", BangChiPhi[NgayPhatSinh], "