Chào mọi người,
Hôm nay mình muốn chia sẻ một chủ đề mà có lẽ nhiều bạn mới làm quen với Excel sẽ gặp khó khăn, đó là cách nhóm và mở nhóm dữ liệu. Tính năng này cực kỳ hữu ích khi bạn cần xem hoặc ẩn bớt các nhóm dòng/cột chi tiết để dễ dàng theo dõi bảng tổng hợp.
Mình thấy trong chuyên mục Những bài viết tổng hợp đã có nhiều chủ đề hay, nên mình nghĩ một bài viết về Grouping (nhóm) cũng sẽ rất phù hợp.
1. Nhóm Dữ liệu (Group)
Để nhóm các dòng hoặc cột:
- Chọn các dòng/cột bạn muốn nhóm.
- Vào tab Data, trong nhóm Outline, chọn Group. Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Right Arrow (cho cột) hoặc Alt + Shift + Right Arrow (cho dòng).
Sau khi nhóm, bạn sẽ thấy xuất hiện các nút '+' và '-' ở lề trái (với nhóm dòng) hoặc lề trên (với nhóm cột). Nhấn nút '-' để thu gọn (ẩn chi tiết), nhấn nút '+' để mở rộng (hiện chi tiết).
Bạn cũng có thể thấy các nút 1, 2, 3... ở phía trên cùng. Các nút này cho phép bạn nhanh chóng hiển thị tất cả các cấp độ nhóm.
2. Mở Nhóm Dữ liệu (Ungroup)
Để bỏ nhóm:
- Chọn các dòng/cột đã được nhóm.
- Vào tab Data, trong nhóm Outline, chọn Ungroup. Hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + Left Arrow (cho cả dòng và cột).
3. Tự động nhóm (Subtotal)
Một cách khác để tạo nhóm tự động là sử dụng tính năng Subtotal. Tính năng này sẽ nhóm dữ liệu và đồng thời tính toán các hàm tổng hợp (SUM, COUNT, AVERAGE...) cho từng nhóm.
- Sắp xếp dữ liệu theo cột bạn muốn nhóm.
- Vào tab Data, trong nhóm Outline, chọn Subtotal.
- Trong hộp thoại Subtotal, chọn cột để nhóm theo (At each change in), chọn hàm tính toán (Use function), và chọn các cột để tính toán (Add subtotal to).
Tính năng Subtotal sẽ tự động tạo các cấp độ nhóm và thêm dòng tính tổng rất tiện lợi.
Hy vọng bài viết nhỏ này giúp ích cho các bạn trong quá trình làm việc với Excel!