Chào mọi người,
Dạo này mình hay phải làm báo cáo dựa trên một file dữ liệu nguồn khá lớn. Mỗi lần dữ liệu nguồn có chút thay đổi là lại phải vất vả copy-paste hoặc làm lại từ đầu. Tìm hiểu một lúc thì mình phát hiện ra một cách khá hay để tự động cập nhật báo cáo mà không cần làm thủ công nữa. Chia sẻ với anh em xem có hữu ích không nhé!
Cách này mình áp dụng khi báo cáo và dữ liệu nguồn nằm trên cùng một file Excel. Nếu khác file thì có thể dùng Power Query hoặc các cách phức tạp hơn.
Giả sử bạn có một bảng dữ liệu nguồn ở Sheet1, và bạn muốn tạo một báo cáo tóm tắt ở Sheet2.
Đầu tiên, ở Sheet2, bạn có thể dùng các hàm như SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS để lấy dữ liệu từ Sheet1. Ví dụ, để tính tổng doanh thu theo từng sản phẩm:
=SUMIFS(Sheet1!$B:$B, Sheet1!$A:$A, A2)Trong đó:
Sheet1!$B:$Blà cột chứa dữ liệu doanh thu cần tính tổng.Sheet1!$A:$Alà cột chứa tên sản phẩm trong dữ liệu nguồn.A2là ô chứa tên sản phẩm mà bạn muốn lọc trong báo cáo ở Sheet2.
Điều kỳ diệu là khi bạn cập nhật bất kỳ ô nào trong cột doanh thu (Sheet1!$B:$B) hoặc thêm/bớt dòng sản phẩm ở Sheet1, công thức ở Sheet2 sẽ tự động cập nhật theo.
Tuy nhiên, nếu bạn thêm cột mới vào dữ liệu nguồn ở Sheet1 thì công thức ở Sheet2 sẽ không tự nhận. Lúc này, bạn cần phải chỉnh sửa lại công thức để bao gồm cả cột mới đó.
Một cách khác để xử lý việc thêm/bớt dòng là sử dụng Excel Tables. Bạn định dạng vùng dữ liệu nguồn của mình thành Table (Ctrl+T). Khi đó, các tham chiếu trong công thức sẽ tự động co giãn theo kích thước của Table. Ví dụ, nếu bảng ở Sheet1 tên là 'SalesData', công thức có thể trông như thế này:
=SUMIFS(SalesData[Doanh thu], SalesData[San pham], A2)Cách này rất tiện lợi, đặc biệt khi bạn thường xuyên thêm dữ liệu mới vào bảng nguồn.
Anh em nào có cách nào hay hơn hoặc gặp khó khăn gì thì chia sẻ thêm nhé!