Chào các bạn, dạo này mình đang làm một file quản lý chi phí khá lớn, có nhiều hạng mục nhỏ và phát sinh liên tục. Mỗi lần muốn xem tổng chi phí của một hạng mục nào đó, mình lại phải lọc rồi SUM thủ công, mất kha khá thời gian.
Hôm qua, mình có mày mò và tìm ra một cách khá hay để tự động hóa việc này, vừa nhanh gọn lại vừa dễ quản lý. Đó là kết hợp hàm SUMIFS với Named Ranges (Vùng đặt tên).
Cách làm như sau:
- Đầu tiên, bạn nên tạo một bảng dữ liệu chi phí rõ ràng, bao gồm các cột như: Ngày phát sinh, Hạng mục chi phí, Mô tả, Số tiền.
- Tiếp theo, bạn đặt tên cho các cột này. Ví dụ, cột 'Hạng mục chi phí' bạn đặt tên là
HangMuc, cột 'Số tiền' đặt tên làSoTien. Cách đặt tên rất đơn giản, chỉ cần chọn vùng dữ liệu cột đó, rồi vào mục Name Manager (hoặc gõ trực tiếp vào ô Name Box bên trái thanh công thức) và đặt tên. Nên đặt tên tiếng Việt không dấu hoặc tiếng Anh cho dễ dùng. - Sau đó, ở một bảng tổng hợp riêng, bạn liệt kê các hạng mục chi phí mà bạn muốn theo dõi. Tại ô tương ứng với số tiền của từng hạng mục, bạn dùng hàm
SUMIFSnhư sau:
=SUMIFS(SoTien, HangMuc, "Tên Hạng Mục Cần Tính")Trong đó:
SoTienlà tên vùng bạn đã đặt cho cột Số tiền.HangMuclà tên vùng bạn đã đặt cho cột Hạng mục chi phí."Tên Hạng Mục Cần Tính"là ô chứa tên hạng mục bạn đang muốn tính tổng (hoặc bạn có thể gõ trực tiếp tên hạng mục vào đây, ví dụ:"Chi phí đi lại").
Ưu điểm của cách này là khi bạn có thêm dữ liệu phát sinh mới, chỉ cần thêm vào cuối bảng dữ liệu gốc là bảng tổng hợp sẽ tự động cập nhật. Việc đặt tên cho các vùng cũng giúp công thức dễ đọc và dễ hiểu hơn rất nhiều, đặc biệt là với những bạn mới làm quen với Excel.
Hy vọng chia sẻ này hữu ích cho các bạn đang làm kế toán hoặc quản lý chi phí trên Excel. Có cách nào hay hơn thì mọi người cùng thảo luận nhé!