Chào mọi người,
Trong quá trình làm việc, mình thường xuyên phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều file báo cáo khác nhau về một file duy nhất để phân tích. Trước đây, mình làm thủ công bằng cách copy-paste từng file, rất mất thời gian và dễ sai sót. Gần đây, mình có tìm hiểu và áp dụng Power Query để tự động hóa hoàn toàn quy trình này. Hôm nay, mình xin chia sẻ lại cách làm để mọi người tham khảo.
Vấn đề: Cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel (ví dụ: báo cáo hàng ngày, hàng tuần) nằm trong cùng một thư mục về một bảng duy nhất trong file Excel chính.
Giải pháp: Sử dụng Power Query để kết nối đến thư mục chứa các file, sau đó kết hợp và làm sạch dữ liệu từ tất cả các file đó.
Các bước thực hiện cơ bản:
- Bước 1: Mở file Excel chính, vào tab Data -> Get Data -> From File -> From Folder.
- Bước 2: Chọn thư mục chứa các file Excel cần tổng hợp, nhấn OK.
- Bước 3: Power Query sẽ hiển thị danh sách các file trong thư mục. Chọn Combine & Transform Data (hoặc Combine & Load To... nếu bạn muốn tải trực tiếp).
- Bước 4: Trong cửa sổ Combine Files, chọn một file mẫu (thường là file đầu tiên) và bảng dữ liệu bạn muốn lấy. Power Query sẽ tự động tạo một hàm để xử lý các file còn lại.
- Bước 5: Tiếp tục các bước làm sạch dữ liệu trong Power Query Editor nếu cần (loại bỏ cột thừa, đổi tên cột, chuyển đổi kiểu dữ liệu, lọc bỏ dòng trống...).
- Bước 6: Sau khi hoàn tất, chọn Close & Load để tải dữ liệu đã tổng hợp vào Excel.
Với cách này, mỗi khi có file mới được thêm vào thư mục, bạn chỉ cần vào file Excel chính, nhấn Refresh All là dữ liệu sẽ tự động cập nhật. Rất tiện lợi!
Chúc mọi người thành công!