Chào các anh chị em trong diễn đàn,
Dạo này mình hay phải làm báo cáo tổng hợp từ nhiều file Excel khác nhau, mà mỗi file lại có nhiều sheet với cấu trúc y hệt nhau. Việc copy-paste rồi lại lọc đi lọc lại thủ công tốn khá nhiều thời gian và dễ sai sót.
Sau một thời gian mày mò, mình đã tìm ra cách dùng Power Query để tự động hóa hoàn toàn quá trình này. Chỉ cần đặt file mới vào một folder, mở file tổng hợp lên là dữ liệu tự động cập nhật, không cần làm gì thêm.
Cách làm của mình như sau:
- Đầu tiên, tạo một folder chung và copy tất cả các file Excel nguồn vào đó.
- Trong file Excel tổng hợp, vào tab Data -> Get Data -> From File -> From Folder. Chọn folder vừa tạo.
- Power Query sẽ liệt kê tất cả các file trong folder. Mình sẽ chọn Combine & Transform Data.
- Tiếp theo, chọn một file mẫu (thường là file đầu tiên) và chọn sheet cần lấy dữ liệu. Power Query sẽ tự động tạo ra một hàm để áp dụng cho tất cả các file còn lại.
- Lúc này, bạn có thể tinh chỉnh thêm dữ liệu trong Power Query Editor nếu cần (ví dụ: đổi tên cột, lọc bớt các cột không dùng, chuyển kiểu dữ liệu,...).
- Cuối cùng, chọn Close & Load To... để nạp dữ liệu vào một bảng mới trong file tổng hợp.
Sau khi thiết lập xong, mỗi lần có file mới hoặc dữ liệu trong file cũ thay đổi, chỉ cần vào bảng dữ liệu tổng hợp, chuột phải chọn Refresh là xong. Quá tiện lợi!
Chia sẻ với mọi người để ai đang gặp vấn đề tương tự có thể tham khảo nhé. Nếu có cách nào hay hơn thì cùng thảo luận cho mọi người học hỏi.