Tự động cập nhật ngày tháng năm khi nhập liệu trên Google Sheets

Chào mọi người,

Hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ nhưng khá hữu ích để tự động cập nhật ngày tháng năm khi nhập liệu vào một ô trên Google Sheets. Cái này rất tiện khi mình cần theo dõi thời gian hoàn thành công việc hoặc thời điểm ghi nhận một thông tin nào đó.

Giả sử mình có một danh sách công việc và muốn ghi lại ngày hoàn thành. Thay vì phải tự gõ tay mỗi lần xong việc, mình muốn ô đó tự động điền ngày hiện tại khi mình nhập bất cứ thứ gì vào ô bên cạnh (ví dụ: ô trạng thái là 'Hoàn thành').

Cách làm như sau:

• Chọn ô mà bạn muốn nó hiển thị ngày tháng năm (ví dụ: cột 'Ngày hoàn thành').
• Vào menu Data > Data validation.
• Trong hộp thoại Data validation, chọn Advanced rules > Custom formula is.
• Nhập công thức sau vào ô công thức:

  =IF(B2<>"", IF(A2="", NOW(), A2), "")

• Trong đó:
  • A2 là ô chứa ngày tháng năm bạn muốn tự động cập nhật.
  • B2 là ô bạn sẽ nhập liệu để kích hoạt việc cập nhật ngày (ví dụ: ô trạng thái 'Hoàn thành').
• Nhấn Done.

Với công thức này, khi bạn nhập bất cứ ký tự nào vào ô B2 (hoặc ô bạn chọn), ô A2 sẽ tự động điền ngày và giờ hiện tại. Nếu bạn chỉ muốn ngày, có thể dùng hàm TODAY() thay cho NOW() và định dạng lại ô theo ý muốn.

Lưu ý nhỏ là hàm NOW() và TODAY() là hàm thay đổi (volatile functions), chúng sẽ tự động cập nhật mỗi khi có sự thay đổi trong bảng tính. Nếu bạn muốn giữ nguyên ngày tháng năm cố định tại thời điểm nhập liệu, bạn cần phải copy ô đó và paste values lại. Tuy nhiên, với mục đích theo dõi thời gian nhập liệu thì cách này đã rất tiện rồi.

Chúc các bạn thành công!

Mẹo này hay quá! Mình cũng hay gặp trường hợp tương tự. Để làm được như bạn nói, chắc là mình sẽ dùng hàm IF kết hợp với NOW() hoặc TODAY().

Ví dụ, nếu cột B là cột trạng thái và mình muốn cột A tự động điền ngày khi cột B có chữ "Hoàn thành", mình có thể thử công thức trong cột A:

``excel =IF(B1="Hoàn thành",TODAY(),"") ``

Tuy nhiên, cách này thì ô A sẽ chỉ cập nhật ngày khi ô B được điền "Hoàn thành" thôi. Bạn có cách nào để ô A tự động cập nhật ngày mỗi khi ô B có bất kỳ dữ liệu nào được nhập vào không? Hay ý bạn là chỉ khi nhập "Hoàn thành" thì nó mới cập nhật ngày? Chia sẻ thêm chút nhé!

Mẹo tự động cập nhật ngày tháng này của bạn rất hay, mình đã thử và thấy tiện thật!

Nhân tiện, mình cũng có một trường hợp tương tự là muốn tự động điền ngày giờ (cả giờ luôn) khi một ô nào đó thay đổi. Mình đang dùng hàm NOW() nhưng nó lại cập nhật liên tục, không cố định ngày giờ lúc nhập.

Bạn có cách nào để "chốt" ngày giờ cố định tại thời điểm nhập liệu không, tương tự như TODAY() cố định ngày tháng vậy? Chia sẻ thêm kinh nghiệm cho mình với nhé!

Cách bạn dùng IF và TODAY() rất sát rồi! Để ô A tự động cập nhật ngày mỗi khi ô B có bất kỳ dữ liệu nào được nhập vào, mình có thể điều chỉnh một chút.

Thay vì chỉ kiểm tra điều kiện "Hoàn thành", mình có thể dùng một điều kiện đơn giản hơn để kích hoạt hàm TODAY(). Ví dụ, nếu bạn muốn ngày tự động cập nhật khi ô B có bất kỳ nội dung nào, kể cả khoảng trắng, bạn có thể thử thế này:

``excel =IF(LEN(B1)>0,TODAY(),"") `

Hoặc nếu bạn chỉ muốn nó cập nhật khi có một giá trị "thực sự" (không phải khoảng trắng), bạn có thể dùng:

`excel =IF(TRIM(B1)"",TODAY(),"") `

Với TRIM(B1)""`, nó sẽ kiểm tra xem sau khi loại bỏ khoảng trắng ở đầu và cuối thì ô B1 có còn ký tự nào không.

Bạn thử xem cách nào phù hợp với tình huống của mình nhé! Nếu có gì chưa rõ cứ hỏi tiếp nha.