Chào mọi người,
Dạo này mình đang tìm hiểu các công cụ hỗ trợ tự động hóa quy trình làm việc và tình cờ phát hiện ra Power Automate của Microsoft. Ban đầu mình nghĩ nó phức tạp lắm, nhưng thực tế khi áp dụng vào việc tạo báo cáo Excel định kỳ thì khá là đơn giản và hiệu quả.
Công việc của mình trước đây là phải mở file Excel, copy dữ liệu từ một nguồn khác (ví dụ: SQL Server, SharePoint list, thậm chí là một file Excel khác), sau đó cập nhật một vài chỉ số và gửi báo cáo qua email cho sếp mỗi tuần. Tốn khá nhiều thời gian mà đôi khi còn quên gửi nữa.
Với Power Automate, mình đã tạo một 'flow' đơn giản như sau:
- Trigger: Lên lịch chạy tự động vào 8h sáng thứ Hai hàng tuần.
- Action 1: Lấy dữ liệu mới nhất từ nguồn (mình dùng SharePoint list làm ví dụ).
- Action 2: Cập nhật dữ liệu vào một file Excel mẫu đã có sẵn trên OneDrive.
- Action 3: Gửi email kèm theo file Excel báo cáo đã cập nhật đến địa chỉ email của sếp.
Quá trình thiết lập ban đầu mất khoảng 1 tiếng để làm quen, nhưng sau khi xong thì mình gần như không phải động tay vào việc này nữa. Tiết kiệm được ít nhất 2 tiếng mỗi tuần và quan trọng là không còn lo quên việc.
Mình thấy đây là một công cụ rất tiềm năng cho những ai hay phải làm báo cáo thủ công bằng Excel. Nó không chỉ dừng lại ở Excel mà còn kết nối được với rất nhiều ứng dụng khác như Outlook, SharePoint, Teams, Google Drive, v.v.
Có anh em nào đã dùng Power Automate hoặc các công cụ tương tự để tự động hóa quy trình làm việc với Excel chưa? Chia sẻ kinh nghiệm với mình nhé!