Chào các bác, dạo này em đang mày mò dùng các tính năng của Office 365 để làm báo cáo cho nó nhanh gọn hơn. Hôm nay em muốn chia sẻ một cách mà em thấy khá hay để tự động hóa việc tổng hợp báo cáo tuần, đỡ phải copy-paste mệt mỏi.
Vấn đề của em là cuối tuần nào cũng phải gom số liệu từ mấy file Excel con của các phòng ban khác nhau vào một file tổng hợp duy nhất để làm báo cáo. Trước đây toàn làm thủ công, mất cả buổi. Giờ với Office 365, em đã dùng Power Query để làm việc này.
Cách làm của em khá đơn giản:
- Đầu tiên, em đặt tên các file Excel con theo một quy tắc nhất định (ví dụ: BaoCao_PhongA_2023-10-26.xlsx).
- Sau đó, trong file tổng hợp, em vào tab Data -> Get Data -> From File -> From Folder.
- Em trỏ đến thư mục chứa các file Excel con đó. Power Query sẽ liệt kê tất cả các file.
- Tiếp theo, em chọn Combine & Transform Data để Power Query tự động gom dữ liệu từ các file lại. Em chỉ cần chọn sheet hoặc bảng chứa dữ liệu cần lấy.
- Cuối cùng, em thực hiện các bước làm sạch dữ liệu (nếu cần) và Close & Load To... vào một bảng mới trong file tổng hợp.
Cái hay là sau này, khi các phòng ban cập nhật file của họ, em chỉ cần vào file tổng hợp, bấm Data -> Refresh All là dữ liệu tự động nhảy hết vào. Tiết kiệm thời gian kinh khủng!
Có bác nào có cách hay hơn hoặc muốn thảo luận sâu hơn về Power Query không ạ? Chia sẻ cho em với nhé!