Chào mọi người,
Dạo này mình đang làm việc nhiều với SharePoint Online và Excel 365. Mình nhận thấy việc đồng bộ dữ liệu giữa hai nền tảng này đôi khi khá thủ công và tốn thời gian. Hôm nay mình muốn chia sẻ một cách mà mình đã áp dụng để tự động hóa việc cập nhật dữ liệu từ một thư viện tài liệu trên SharePoint về bảng tính Excel của mình.
Cụ thể, mình có một thư viện tài liệu trên SharePoint chứa các file Excel báo cáo. Mình muốn tổng hợp dữ liệu từ tất cả các file này vào một file Excel chính để theo dõi tổng quan. Thay vì tải từng file về rồi copy-paste, mình đã tìm hiểu và sử dụng tính năng Get & Transform Data (Power Query) tích hợp sẵn trong Excel 365.
Các bước thực hiện cơ bản:
- Mở file Excel chính của bạn.
- Vào tab Data, chọn Get Data -> From Online Services -> From SharePoint Online List (hoặc From SharePoint Folder nếu bạn muốn lấy dữ liệu từ nhiều file trong một thư mục).
- Nhập địa chỉ trang SharePoint của bạn.
- Chọn thư viện tài liệu hoặc thư mục chứa các file Excel bạn muốn lấy dữ liệu.
- Trong cửa sổ Power Query Editor, bạn có thể lọc, kết hợp và biến đổi dữ liệu từ các file theo ý muốn.
- Sau khi hoàn tất, chọn Close & Load To... để tải dữ liệu vào bảng tính Excel của bạn.
Điểm hay là sau khi thiết lập xong, mỗi lần bạn cần cập nhật, chỉ cần vào tab Data và nhấn Refresh All. Dữ liệu từ SharePoint sẽ tự động được tải về và cập nhật vào Excel mà không cần thao tác thủ công nữa.
Tính năng này thực sự hữu ích cho những ai làm việc với dữ liệu lưu trữ trên SharePoint và cần xử lý, phân tích bằng Excel. Có ai đã từng áp dụng cách này chưa? Hoặc có mẹo nào hay hơn để tối ưu hóa việc này không, chia sẻ cho mình với nhé!