Chào mọi người,
Dạo gần đây mình có tham gia một dự án yêu cầu lấy dữ liệu từ nhiều file Excel lưu trên SharePoint Online để tổng hợp vào một file báo cáo chính. Ban đầu cũng hơi loay hoay vì phải cập nhật thủ công liên tục, mất thời gian mà dễ sai sót.
Sau khi tìm hiểu, mình phát hiện ra tính năng Power Query trong Excel 365 thực sự là cứu cánh. Nó giúp tự động hóa hoàn toàn quá trình này.
Cách làm của mình như sau:
- Bước 1: Mở file báo cáo chính.
- Bước 2: Vào tab Data > Get Data > From File > From SharePoint Folder.
- Bước 3: Nhập đường dẫn đến thư mục SharePoint chứa các file Excel cần lấy dữ liệu.
- Bước 4: Power Query sẽ liệt kê tất cả các file trong thư mục đó. Chọn các file cần thiết và nhấn Transform Data.
- Bước 5: Trong cửa sổ Power Query Editor, bạn có thể lọc, làm sạch, kết hợp dữ liệu từ các file theo ý muốn. Ví dụ, mình thường lọc bỏ các cột không cần thiết, đổi tên cột, và kết hợp các bảng lại với nhau bằng cách Append Queries.
- Bước 6: Sau khi hoàn tất các bước xử lý, nhấn Close & Load To... và chọn nơi bạn muốn nạp dữ liệu vào file Excel (thường là một bảng mới).
Điểm mình thích nhất là sau khi thiết lập xong, mỗi lần cần cập nhật dữ liệu, chỉ cần vào tab Data và nhấn Refresh All. Power Query sẽ tự động kết nối lại với SharePoint, lấy dữ liệu mới nhất và cập nhật vào file báo cáo của bạn.
Cách này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và đảm bảo tính chính xác cho báo cáo. Hy vọng chia sẻ này hữu ích cho các bạn đang làm việc với dữ liệu trên SharePoint.
Có ai có kinh nghiệm hay cách làm nào khác hiệu quả hơn không, chia sẻ cùng mình nhé!