Chào mọi người,
Tình hình là mình đang làm bên mảng kế toán, và công việc hàng ngày thường xuyên phải đối chiếu số liệu giữa hai file Excel khác nhau. Thường thì mình sẽ dùng các hàm như VLOOKUP, INDEX-MATCH hoặc thậm chí là copy-paste rồi dùng Conditional Formatting để tìm ra điểm khác biệt. Tuy nhiên, với những file có dung lượng lớn hoặc cấu trúc hơi khác nhau một chút thì cách làm này tốn rất nhiều thời gian và dễ sai sót.
Gần đây, mình có mày mò tìm hiểu về Power Query và phát hiện ra nó giải quyết được vấn đề này một cách cực kỳ hiệu quả và tự động. Mình muốn chia sẻ lại cho anh em nào cũng đang gặp tình huống tương tự.
Cách làm cơ bản:
- Bước 1: Load 2 file Excel cần đối chiếu vào Power Query.
- Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu ở mỗi bảng (đảm bảo các cột khóa, cột giá trị cần so sánh có định dạng giống nhau).
- Bước 3: Sử dụng lệnh "Merge Queries" (Kết hợp truy vấn) để nối 2 bảng lại với nhau, chọn cột khóa để khớp.
- Bước 4: Chọn kiểu kết hợp (Join Kind) là "Full Outer (all rows from both)" để lấy tất cả các dòng từ cả hai bảng.
- Bước 5: Sau khi kết hợp, sẽ có các cột mới chỉ ra dòng nào chỉ có ở bảng A, dòng nào chỉ có ở bảng B, hoặc dòng nào có ở cả hai nhưng giá trị khác nhau (nếu bạn chọn thêm các cột giá trị để so sánh).
- Bước 6: Filter và Load kết quả ra Excel.
Với cách này, mỗi lần có file mới, bạn chỉ cần refresh Power Query là nó sẽ tự động đối chiếu và trả về kết quả. Tiết kiệm được kha khá thời gian và độ chính xác cao hơn hẳn.
Có anh em nào đã dùng Power Query để đối chiếu số liệu chưa? Chia sẻ thêm kinh nghiệm nhé!