Chào mọi người,
Dạo gần đây mình có tìm hiểu về Power Automate để tích hợp với Excel và thấy có một tính năng khá hay ho mà có thể nhiều anh em chưa biết hoặc chưa nghĩ tới: tự động gửi thông báo khi có thay đổi trong file Excel.
Cụ thể là, mình thiết lập một luồng Power Automate để khi bất kỳ ô nào trong một bảng dữ liệu Excel (lưu trên OneDrive hoặc SharePoint) bị thay đổi, nó sẽ tự động gửi một email thông báo đến cho mình và sếp. Cái này rất hữu ích cho các file báo cáo, theo dõi tiến độ, hoặc danh sách công việc quan trọng mà cần cập nhật thường xuyên.
Các bước cơ bản mình làm:
- Tạo một bảng dữ liệu trong file Excel và lưu trữ trên OneDrive/SharePoint.
- Trong Power Automate, chọn template 'Notify on new, modified, or deleted item in SharePoint list' hoặc 'When a row is added, modified or deleted' (nếu dùng Dataverse) hoặc tạo flow từ đầu với trigger 'When a row is modified' cho Excel Online.
- Thiết lập hành động 'Send an email (V2)' để gửi thông báo. Trong nội dung email, mình có thể chèn thông tin của dòng/ô bị thay đổi để biết chính xác nội dung nào đã được cập nhật.
Ưu điểm là mình không cần phải mở file Excel liên tục để kiểm tra, mà vẫn nắm bắt được những thay đổi quan trọng. Nó giúp tiết kiệm kha khá thời gian và tránh bỏ sót thông tin.
Anh em nào đã từng dùng tính năng này hoặc có cách nào hay hơn để tự động hóa việc theo dõi thay đổi trong Excel thì chia sẻ thêm nhé!