Chào các bạn, mình là thành viên mới của diễn đàn. Hôm nay mình muốn chia sẻ một ứng dụng nhỏ của Excel mà mình đã tự xây dựng để quản lý danh mục nhà cung cấp và theo dõi công nợ chi tiết. Công cụ này giúp mình tiết kiệm kha khá thời gian nhập liệu và tránh sai sót.
Trong quá trình làm việc, mình thường xuyên phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau, việc theo dõi từng hóa đơn, ngày thanh toán, số tiền còn nợ đôi khi khá rối rắm. Vì vậy, mình đã nghĩ ra cách dùng Excel để tự động hóa phần nào quy trình này.
Nguyên lý hoạt động:
- Sheet 'Nhà cung cấp': Lưu trữ thông tin cơ bản của từng nhà cung cấp (Mã NCC, Tên NCC, Địa chỉ, Số điện thoại, Email, Điều khoản thanh toán,...).
- Sheet 'Hóa đơn mua hàng': Ghi nhận chi tiết từng hóa đơn nhập hàng (Ngày hóa đơn, Mã NCC, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Ngày thanh toán dự kiến,...).
- Sheet 'Theo dõi công nợ': Sử dụng công thức để tổng hợp công nợ của từng nhà cung cấp dựa trên dữ liệu từ sheet 'Hóa đơn mua hàng'. Mình dùng hàm
SUMIFSđể tính tổng số tiền đã thanh toán vàSUMIFSkết hợp với điều kiện ngày tháng để tính số tiền còn nợ. - Cảnh báo: Mình thêm một cột để cảnh báo những hóa đơn sắp đến hạn thanh toán hoặc đã quá hạn bằng cách sử dụng hàm
IFvà so sánh ngày hiện tại với ngày thanh toán dự kiến.
Một số công thức tiêu biểu:
Để tính tổng số tiền còn nợ của một nhà cung cấp:
=SUMIFS('Hóa đơn mua hàng'!G:G, 'Hóa đơn mua hàng'!B:B, A2, 'Hóa đơn mua hàng'!H:H, "Chưa thanh toán")Trong đó:
'Hóa đơn mua hàng'!G:Glà cột Thành tiền trên sheet Hóa đơn mua hàng.'Hóa đơn mua hàng'!B:Blà cột Mã NCC trên sheet Hóa đơn mua hàng.A2là ô chứa Mã NCC trên sheet Theo dõi công nợ.'Hóa đơn mua hàng'!H:Hlà cột trạng thái thanh toán.
Hy vọng chia sẻ này hữu ích cho các bạn đang cần một giải pháp tương tự. Nếu có ai có cách làm hay hơn hoặc gặp khó khăn, chúng ta cùng trao đổi nhé!