Chào các bạn, mình là dân văn phòng và công việc của mình thường xuyên phải làm việc với danh sách. Gần đây, mình có làm một file Excel để quản lý danh mục sách trong phòng đọc của công ty và cả việc mượn trả nữa. Mình muốn chia sẻ với mọi người xem có thể áp dụng được không nhé.
Tình huống: Công ty mình có một phòng đọc nhỏ với vài trăm đầu sách. Việc ghi chép thủ công rất dễ nhầm lẫn, đặc biệt là theo dõi xem ai đang mượn sách nào, khi nào trả, và sách nào còn trống.
Giải pháp Excel:
- Sheet 1: Danh mục sách - Chứa thông tin cơ bản về sách như Mã sách, Tên sách, Tác giả, Thể loại, Số lượng.
- Sheet 2: Mượn trả - Ghi lại thông tin mượn trả. Cột quan trọng bao gồm: Mã sách, Tên người mượn, Ngày mượn, Ngày hẹn trả, Ngày trả thực tế.
- Sheet 3: Báo cáo - Tự động tổng hợp tình trạng. Mình dùng các hàm như
VLOOKUPhoặcINDEX/MATCHđể lấy thông tin sách, và các hàmIF,TODAY,DATEDIFđể tính toán ngày quá hạn.
Ví dụ công thức (tính ngày quá hạn):
=IF(ISBLANK(E2), "", IF(TODAY() > E2, "Quá hạn " & DATEDIF(E2, TODAY(), "D") & " ngày", "Còn hạn"))Trong đó: E2 là cột Ngày hẹn trả.
Với cách này, mình có thể dễ dàng xem sách nào đang có người mượn, sách nào sắp đến hạn trả, sách nào đã quá hạn. Hy vọng chia sẻ này hữu ích cho các bạn đang cần quản lý một danh mục tương tự!