Mấy hôm nay mình loay hoay với việc quản lý các đơn hàng online cho shop nhỏ của mình. Khách thì cứ đặt liên tục, mà mình thì cứ phải ghi chép tay hoặc mở từng tab theo dõi. Vừa rồi bí quá, mình nghĩ ra cách áp dụng Excel để tự động hóa phần nào quy trình này. Chia sẻ với mọi người xem có hữu ích không nhé!
Về cơ bản, mình chia làm 3 bảng chính:
- Danh mục Sản phẩm: Chứa Mã SP, Tên SP, Giá bán, Tồn kho ban đầu.
- Danh sách Đơn hàng: Chứa Mã ĐH, Ngày đặt, Mã SP, Số lượng, Tên KH, SĐT, Địa chỉ, Trạng thái (Chờ xử lý, Đang giao, Hoàn thành, Hủy).
- Bảng tổng hợp: Tự động cập nhật số lượng tồn kho sau mỗi đơn hàng được xử lý.
Mình dùng các hàm như VLOOKUP để lấy tên SP và giá bán dựa vào Mã SP trong bảng Danh sách Đơn hàng. Quan trọng nhất là phần cập nhật tồn kho. Mình dùng công thức kết hợp SUMIFS để đếm số lượng SP đã bán ra cho từng Mã SP, sau đó lấy Tồn kho ban đầu trừ đi số lượng đã bán để ra tồn kho hiện tại.
Ví dụ công thức cập nhật tồn kho cho Mã SP A:
= [Tồn kho ban đầu của SP A] - SUMIFS('Danh sách Đơn hàng'!$D$2:$D$100, 'Danh sách Đơn hàng'!$C$2:$C$100, "Mã SP A", 'Danh sách Đơn hàng'!$H$2:$H$100, "<>Hủy")Phần trạng thái đơn hàng, mình dùng Data Validation để tạo dropdown list cho tiện nhập liệu và dễ dàng lọc theo trạng thái.
Cách này giúp mình nhìn tổng quan được tình hình bán hàng, biết được SP nào sắp hết để nhập thêm, và quan trọng là giảm thiểu sai sót khi ghi chép thủ công. Anh em nào có kinh nghiệm quản lý đơn hàng bằng Excel chia sẻ thêm cho mình học hỏi với!