Chào các anh chị trong diễn đàn,
Dạo gần đây em đang phụ trách một dự án có khá nhiều tài liệu liên quan: bản vẽ, báo cáo, hợp đồng, biên bản nghiệm thu... Việc lưu trữ và tìm kiếm thủ công bằng các thư mục trên máy tính đôi khi khá bất tiện, dễ bị nhầm lẫn hoặc mất thời gian lục lọi.
Em nghĩ tới việc áp dụng Excel để quản lý danh sách tài liệu này một cách khoa học hơn. Mục tiêu là làm sao để khi cần tìm một loại giấy tờ nào đó, chỉ cần nhập vài từ khóa hoặc lọc theo trạng thái là ra ngay.
Em đang hình dung đến việc tạo một bảng tính với các cột như:
- Mã tài liệu (Tự động sinh hoặc theo quy chuẩn)
- Tên tài liệu
- Loại tài liệu (Bản vẽ, Báo cáo, Hợp đồng, Biên bản,...)
- Ngày tạo/ban hành
- Người phụ trách
- Trạng thái (Đang soạn thảo, Đã duyệt, Đã ban hành, Lưu trữ)
- Link tới thư mục lưu trữ (Sử dụng chức năng Hyperlink)
- Ghi chú
Mọi người có kinh nghiệm hoặc đã từng làm kiểu quản lý này chưa ạ? Có những hàm/tính năng Excel nào hữu ích cho việc này không? Ví dụ như làm sao để tự động sinh mã tài liệu, hoặc làm sao để tìm kiếm nhanh dựa trên nhiều tiêu chí?
Em mong nhận được sự chia sẻ của các cao thủ Excel để em có thể xây dựng được một hệ thống quản lý tài liệu dự án hiệu quả!
Em cảm ơn!