Dạo gần đây mình có mày mò về Power Automate để tự động hóa một số tác vụ lặp đi lặp lại trong công việc, và thấy nó kết hợp với Excel 365 khá là hay ho. Nhân tiện chia sẻ với mọi người một kịch bản nhỏ mình vừa làm xong, hy vọng có thể giúp ích cho ai đó đang phải xử lý nhiều dữ liệu nhập tay.
Tình huống: Mình có một form thu thập thông tin đơn giản (ví dụ: form đặt hàng, form đăng ký sự kiện) và muốn tự động đưa dữ liệu nhập vào form đó vào một file Excel 365 mà không cần copy-paste thủ công.
Giải pháp: Sử dụng Power Automate để kết nối form (ví dụ: Microsoft Forms) với Excel 365.
Các bước thực hiện cơ bản:
- Tạo một file Excel 365 mới với các cột tương ứng với thông tin bạn muốn thu thập từ form. Đảm bảo đặt tên bảng (Table) cho vùng dữ liệu này.
- Tạo một form mới trong Microsoft Forms.
- Vào Power Automate (flow.microsoft.com), tạo một flow mới, chọn trigger là 'When a new response is submitted' (Khi có phản hồi mới) cho Microsoft Forms.
- Thêm một action là 'List rows present in a table' (Liệt kê các hàng trong bảng) để lấy dữ liệu từ bảng Excel bạn đã tạo.
- Thêm action 'Add a row into a table' (Thêm một hàng vào bảng) để ghi dữ liệu từ phản hồi form vào bảng Excel. Bạn cần ánh xạ các trường thông tin từ form vào các cột tương ứng trong Excel.
- Lưu và kiểm tra flow. Sau đó, thử gửi một phản hồi mới qua form để xem dữ liệu có tự động cập nhật vào Excel không.
Ngoài Microsoft Forms, bạn cũng có thể kết nối với các nguồn khác như SharePoint Lists, SQL Server, hoặc thậm chí là email. Power Automate thực sự mở ra rất nhiều khả năng tự động hóa cho các ứng dụng Office 365.
Có ai đã từng sử dụng Power Automate để tự động hóa quy trình nhập liệu với Excel chưa? Chia sẻ thêm kinh nghiệm hoặc các kịch bản hay ho khác nhé!