Chào mọi người,
Dạo gần đây mình có tìm hiểu về cách tự động hóa một số quy trình làm việc liên quan đến Excel và muốn chia sẻ với mọi người một phương pháp khá hay ho mà mình đã áp dụng thành công. Đó là sử dụng Microsoft Forms kết hợp với Power Automate để quản lý và phê duyệt các yêu cầu nhập liệu vào file Excel.
Tình huống của mình là có một nhóm nhân viên cần nhập dữ liệu vào một file Excel chung, nhưng trước khi dữ liệu đó được ghi nhận chính thức, cần có người quản lý duyệt qua. Trước đây, quy trình này khá thủ công: nhân viên gửi email, quản lý mở file Excel, kiểm tra, rồi mới cho phép nhập. Việc này tốn thời gian và dễ sai sót.
Với giải pháp mới:
- Nhân viên sẽ điền thông tin vào một biểu mẫu (form) tạo bằng Microsoft Forms. Biểu mẫu này có thể tùy chỉnh các trường nhập liệu theo yêu cầu.
- Sau khi nhân viên gửi form, Power Automate sẽ tự động kích hoạt. Luồng tự động hóa sẽ gửi một thông báo (qua email hoặc Teams) đến người quản lý, kèm theo thông tin đã nhập từ form.
- Người quản lý có thể xem xét và phê duyệt/từ chối ngay trong thông báo hoặc truy cập vào một đường link để xem chi tiết trên Forms.
- Nếu được phê duyệt, Power Automate sẽ tự động cập nhật dữ liệu đó vào một file Excel (lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePoint). Nếu từ chối, nó sẽ gửi thông báo lại cho nhân viên.
Ưu điểm của cách này là:
- Giảm thiểu thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian cho cả người nhập và người duyệt.
- Tăng tính minh bạch và khả năng truy vết của quy trình.
- Dữ liệu được nhập vào Excel một cách có cấu trúc, hạn chế sai sót.
Cách này rất hữu ích cho các quy trình cần sự phê duyệt trước khi nhập dữ liệu, ví dụ như đơn xin nghỉ phép, yêu cầu tạm ứng, hoặc nhập liệu cho các báo cáo định kỳ. Ai đã từng áp dụng phương pháp tương tự hoặc có cách nào hay hơn thì chia sẻ cùng mình nhé!