Chào các bạn,
Dạo này mình đang tìm hiểu các công cụ hỗ trợ làm việc với Excel, và có một cách khá hay để tự động hóa quy trình phê duyệt mà không cần đến các phần mềm phức tạp. Mình muốn chia sẻ với mọi người để cùng thảo luận.
Tình huống là thế này: Mình cần một quy trình đơn giản để nhân viên gửi yêu cầu (ví dụ: xin nghỉ phép, yêu cầu mua sắm vật tư), sau đó người quản lý sẽ xem xét và phê duyệt. Yêu cầu này cần được ghi lại và theo dõi.
Thay vì làm thủ công, mình đã kết hợp Google Forms và Google Sheets (hoặc bạn có thể dùng Excel sau khi xuất ra) như sau:
- Bước 1: Tạo Google Form
Tạo một form với các trường thông tin cần thiết (Tên nhân viên, Phòng ban, Loại yêu cầu, Nội dung chi tiết, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc...). - Bước 2: Liên kết Form với Google Sheet
Trong Google Form, vào mục 'Câu trả lời' (Responses) và chọn 'Tạo bảng tính' (Create spreadsheet). Điều này sẽ tự động tạo một Google Sheet mới, mọi phản hồi từ form sẽ được ghi vào đây theo thời gian thực. - Bước 3: Sử dụng Google Sheet/Excel để quản lý
Sheet này chính là nơi lưu trữ tất cả các yêu cầu. Bạn có thể thêm các cột mới để ghi nhận trạng thái phê duyệt (Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối), người phê duyệt, ngày phê duyệt. - Bước 4: (Tùy chọn nâng cao) Tự động gửi thông báo
Bạn có thể dùng Google Apps Script (hoặc các công cụ như Zapier, Power Automate nếu bạn muốn kết nối sâu hơn với Excel desktop) để tự động gửi email thông báo cho người quản lý khi có yêu cầu mới, hoặc thông báo cho nhân viên về kết quả phê duyệt.
Cách này tuy đơn giản nhưng giúp giảm thiểu việc nhập liệu thủ công, tránh sai sót và dễ dàng theo dõi. Mọi người đã từng áp dụng cách này hoặc có giải pháp nào tương tự, hiệu quả hơn không? Chia sẻ cho mình với nhé!