Chào mọi người,
Dạo này có quá nhiều dự án dồn dập nên mình cũng ít lên diễn đàn. Hôm nay rảnh rỗi chia sẻ với anh em một mẹo nhỏ mà mình mới áp dụng để tự động hóa việc tạo bảng lương. Đảm bảo tiết kiệm kha khá thời gian cho các bạn làm kế toán, hành chính nhân sự!
Tình huống của mình là mỗi tháng đều phải làm một bảng lương mới dựa trên file chấm công. Trước đây toàn copy-paste rồi sửa thủ công, rất dễ sai sót và tốn thời gian. Nay mình dùng kết hợp VLOOKUP và IF để giải quyết gọn gàng.
Cách làm cơ bản như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị 2 file. File 1 là file chấm công (chứa mã NV, tên NV, số ngày công). File 2 là file bảng lương mẫu (chứa mã NV, tên NV, ô để điền lương).
- Bước 2: Tại file bảng lương, ở cột lương, dùng công thức
=VLOOKUP(A2, [TênFileChamCong.xlsx]Sheet1!$A$2:$C$100, 3, FALSE)để lấy số ngày công từ file chấm công. (Trong đó A2 là ô chứa mã NV tại file bảng lương, [TênFileChamCong.xlsx] là tên file chấm công, Sheet1!$A$2:$C$100 là vùng dữ liệu chấm công, 3 là cột chứa số ngày công, FALSE là tìm chính xác). - Bước 3: Kết hợp với hàm IF để tính lương thực tế. Ví dụ, nếu lương cơ bản là X triệu, mỗi ngày công được Y tiền thì công thức sẽ là:
=IF(B2>0, B2*Y, 0). (Trong đó B2 là ô chứa số ngày công vừa lấy được bằng VLOOKUP). - Bước 4: Kéo công thức xuống cho toàn bộ bảng lương.
Lưu ý là khi mở file bảng lương, bạn cần đảm bảo file chấm công cũng được mở hoặc đã lưu đường dẫn chính xác. Nếu file chấm công thay đổi, bảng lương sẽ tự động cập nhật theo.
Mẹo này tuy đơn giản nhưng rất hiệu quả. Anh em nào có cách nào hay hơn hoặc gặp khó khăn gì thì cùng thảo luận nhé!