Chào mọi người,
Dạo này mình làm nhiều báo cáo mà dữ liệu lại nằm rải rác ở nhiều file Excel khác nhau. Mỗi lần cần tổng hợp lại là mất cả buổi để copy-paste hoặc copy-paste link, rất tốn thời gian và dễ sai sót. Mình đã tìm hiểu và áp dụng thành công cách tự động cập nhật dữ liệu từ nhiều file về một file tổng hợp bằng Power Query. Nay xin chia sẻ lại cho anh em nào đang gặp tình huống tương tự.
Cách làm cơ bản:
- Bước 1: Chuẩn bị một thư mục chứa tất cả các file Excel cần tổng hợp dữ liệu. Các file này nên có cấu trúc sheet và cột giống nhau.
- Bước 2: Mở file Excel chính (nơi bạn muốn tổng hợp dữ liệu). Vào tab Data > Get Data > From File > From Folder.
- Bước 3: Duyệt đến thư mục chứa các file Excel và nhấn OK.
- Bước 4: Power Query sẽ hiển thị danh sách các file trong thư mục. Chọn Combine & Transform Data (hoặc Combine & Load nếu bạn muốn load trực tiếp).
- Bước 5: Power Query sẽ yêu cầu bạn chọn một file mẫu để xác định cách kết hợp. Chọn sheet chứa dữ liệu bạn cần và nhấn OK.
- Bước 6: Power Query Editor sẽ hiện ra. Tại đây, bạn có thể tinh chỉnh, làm sạch dữ liệu nếu cần (ví dụ: loại bỏ các cột không mong muốn, đổi tên cột, lọc dữ liệu...).
- Bước 7: Sau khi hoàn tất, nhấn Close & Load để nạp dữ liệu vào Excel.
Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian đáng kể so với làm thủ công.
- Đảm bảo tính nhất quán và chính xác của dữ liệu.
- Khi có file mới hoặc cập nhật dữ liệu trong các file cũ, chỉ cần nhấn Refresh All trong tab Data là dữ liệu tổng hợp sẽ tự động cập nhật.
Hy vọng chia sẻ này hữu ích cho mọi người!