Chào mọi người,
Hôm nay mình muốn chia sẻ một kỹ thuật mà mình thấy cực kỳ hữu ích trong công việc hàng ngày, đó là cách tự động hóa việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel khác nhau về một file duy nhất bằng Power Query. Trước đây, mỗi lần cần tổng hợp báo cáo từ các chi nhánh hay các phòng ban, mình tốn rất nhiều thời gian copy-paste thủ công, rồi lại phải kiểm tra sai sót. Từ khi biết đến Power Query, mọi thứ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Với Power Query, bạn có thể thiết lập một quy trình tự động. Chỉ cần đặt các file dữ liệu nguồn vào một thư mục, sau đó trong file tổng hợp, bạn chỉ cần làm mới dữ liệu là Power Query sẽ tự động kéo tất cả dữ liệu mới từ các file đó về. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu tối đa sai sót do nhập liệu thủ công.
Các bước cơ bản để thực hiện:
- Chuẩn bị: Tạo một thư mục và đặt tất cả các file Excel chứa dữ liệu cần tổng hợp vào đó. Các file này nên có cấu trúc cột giống nhau.
- Mở file Excel tổng hợp, vào tab Data > Get Data > From File > From Folder.
- Chọn thư mục chứa các file dữ liệu.
- Trong cửa sổ Power Query Editor, bạn có thể lọc bớt các file không cần thiết (nếu có), sau đó nhấp vào nút Combine & Transform Data (hoặc Combine & Load nếu bạn muốn load trực tiếp).
- Power Query sẽ yêu cầu bạn chọn một file mẫu để xác định cách kết hợp dữ liệu. Chọn một sheet hoặc bảng bất kỳ.
- Sau khi Power Query xử lý, bạn sẽ thấy dữ liệu từ tất cả các file được gộp lại. Bạn có thể thực hiện các bước làm sạch, biến đổi dữ liệu cần thiết tại đây (ví dụ: đổi tên cột, thay đổi kiểu dữ liệu, lọc bỏ dòng trống...).
- Cuối cùng, nhấp vào Close & Load để đưa dữ liệu đã tổng hợp vào Excel.
Sau khi thiết lập xong, mỗi lần có dữ liệu mới, bạn chỉ cần bỏ file mới vào thư mục và vào file tổng hợp, bấm Data > Refresh All là xong. Rất tiện lợi phải không?
Chúc các bạn thành công!