Chào các anh chị em trong diễn đàn,
Công ty mình có khoản chi phí thuê văn phòng cố định hàng tháng, và mỗi lần làm kế toán, mình đều phải nhập tay vào bảng tính. Việc này lặp đi lặp lại khá tốn thời gian và dễ gây sai sót. Hôm nay, mình muốn chia sẻ một cách tự động hóa việc này bằng Excel, hy vọng sẽ giúp ích cho mọi người.
Ý tưởng là mình sẽ tạo một bảng tính Excel có sẵn các thông tin như:
- Tháng/Năm
- Số tiền thuê
- Ngày hạch toán
- Tài khoản Nợ (ví dụ: 6422 - Chi phí thuê văn phòng)
- Tài khoản Có (ví dụ: 1111 - Tiền mặt hoặc 1121 - Tiền gửi ngân hàng)
- Diễn giải
Sau đó, mình sẽ dùng một công thức đơn giản để tự động điền các thông tin này vào một bảng tổng hợp khác dựa trên tháng và năm mình chọn. Ví dụ, nếu mình chọn tháng 7 năm 2024, công thức sẽ tự động lấy số tiền thuê, ngày hạch toán, tài khoản Nợ, Có và diễn giải tương ứng.
Cách làm cụ thể:
- Tạo một sheet tên là "Dữ liệu chi phí" chứa thông tin cố định về chi phí thuê (số tiền, TK Nợ, TK Có, diễn giải).
- Tạo một sheet tên là "Bảng hạch toán" với các cột Tháng, Năm.
- Tại cột "Số tiền", "Ngày hạch toán", "TK Nợ", "TK Có", "Diễn giải" của sheet "Bảng hạch toán", mình sẽ dùng hàm
IFkết hợp vớiMONTHvàYEARđể dò tìm dữ liệu từ sheet "Dữ liệu chi phí" dựa trên tháng và năm đã nhập. Ví dụ, để lấy số tiền thuê:=IFERROR(INDEX(Dữ_liệu_chi_phí!$B$2:$B$100,MATCH(1,(MONTH(Dữ_liệu_chi_phí!$A$2:$A$100)=MONTH(B2))*(YEAR(Dữ_liệu_chi_phí!$A$2:$A$100)=YEAR(C2)),0)),"")(Giả định cột A là ngày, cột B là số tiền trên sheet Dữ_liệu_chi_phí; cột B, C là Tháng, Năm trên sheet Bảng hạch toán). Bạn có thể tùy chỉnh phạm vi và tên sheet cho phù hợp.
Với cách này, mỗi tháng mình chỉ cần nhập tháng và năm vào sheet "Bảng hạch toán", các thông tin còn lại sẽ tự động điền vào, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và giảm thiểu sai sót khi nhập liệu. Mọi người có thể áp dụng tương tự cho các chi phí cố định khác như lương, bảo hiểm,...
Rất mong nhận được ý kiến đóng góp và chia sẻ thêm kinh nghiệm từ mọi người!