Tự động hóa việc hạch toán chi phí thuê văn phòng hàng tháng bằng Excel

Chào các anh chị em trong diễn đàn,

Mình thường xuyên phải làm báo cáo chi phí thuê văn phòng hàng tháng, và việc nhập liệu thủ công khá tốn thời gian, dễ sai sót. Sau một thời gian mày mò, mình đã tìm ra cách tự động hóa hoàn toàn quy trình này bằng Excel. Nay chia sẻ lên đây để mọi người cùng tham khảo, biết đâu lại giúp ích được cho công việc của ai đó.

Ý tưởng chung:

• Tạo một bảng dữ liệu gốc lưu trữ thông tin về các hợp đồng thuê văn phòng (mã hợp đồng, tên văn phòng, diện tích, đơn giá/m2, thời gian thuê, ngày bắt đầu, ngày kết thúc...).
• Sử dụng các hàm như IF, VLOOKUP, SUMIFS để tính toán chi phí phát sinh hàng tháng dựa trên dữ liệu gốc và ngày hiện tại.
• Có thể kết hợp với PivotTable để tổng hợp chi phí theo từng văn phòng, từng bộ phận sử dụng.

Ví dụ cụ thể:

Giả sử mình có một bảng dữ liệu các khoản chi phí thuê văn phòng như sau:

Mã Hợp Đồng | Tên Văn Phòng | Diện Tích (m2) | Đơn Giá/m2 | Ngày Bắt Đầu | Ngày Kết Thúc | Ghi Chú

Để tính chi phí thuê cho tháng hiện tại, mình sẽ dùng công thức kết hợp các hàm để kiểm tra xem ngày hiện tại có nằm trong khoảng thời gian của hợp đồng hay không, và nếu có thì tính toán chi phí dựa trên diện tích và đơn giá. Ví dụ:

=IF(AND(TODAY()>=[Ngày Bắt Đầu], TODAY()