Tự động hóa việc kiểm tra trùng lặp dữ liệu với Conditional Formatting

Chào các anh chị em trong diễn đàn,

Hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ nhưng khá hữu ích để tự động hóa việc kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong Excel mà không cần dùng đến các hàm phức tạp hay Power Query.

Trong công việc, đôi khi chúng ta cần rà soát xem trong một danh sách có bị trùng lặp dữ liệu hay không, ví dụ như mã khách hàng, số điện thoại, email,... Việc này thủ công sẽ rất mất thời gian nếu danh sách dài.

Cách mình hay dùng là tận dụng Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) với một công thức đơn giản:

1. Chọn vùng dữ liệu bạn muốn kiểm tra.
2. Vào tab Home > Conditional Formatting > New Rule...
3. Chọn loại rule là Use a formula to determine which cells to format.
4. Trong ô Format values where this formula is true, nhập công thức sau (giả sử bạn muốn kiểm tra cột A, bắt đầu từ ô A2):

=COUNTIF($A$2:$A$100, A2) > 1

Trong đó:

• $A$2:$A$100 là vùng dữ liệu bạn muốn kiểm tra (chỉnh sửa cho phù hợp với số dòng thực tế của bạn). Dùng dấu $ để cố định vùng này.
• A2 là ô đầu tiên trong vùng chọn của bạn.

Sau đó, nhấn nút Format... và chọn kiểu định dạng bạn muốn (ví dụ: tô màu đỏ cho ô bị trùng).

Với cách này, mọi ô chứa giá trị bị trùng lặp trong cột A sẽ tự động được tô màu, giúp bạn nhận biết ngay lập tức. Rất tiện lợi phải không ạ?

Anh em có cao kiến nào khác hoặc có cách nào hay hơn thì chia sẻ thêm cho mọi người cùng học hỏi nhé!

Hay quá bạn ơi! Cách dùng Conditional Formatting để highlight dữ liệu trùng lặp này đúng là một mẹo vặt "nhỏ mà có võ". Mình cũng hay áp dụng cái này, nhất là với những danh sách khách hàng hay mã sản phẩm. Vừa trực quan, vừa không tốn công sức rà soát thủ công.

Ngoài cách dùng công thức như bạn chia sẻ, mình còn thấy nhiều người dùng tính năng "Highlight Duplicates" có sẵn trong Conditional Formatting nữa, cũng tiện không kém.

Bạn có hay gặp trường hợp dữ liệu trùng lặp nhưng lại là những dòng khác nhau không? Ví dụ như cùng một mã khách hàng nhưng ở hai dòng khác nhau có thông tin khác chút? Cái này thì Conditional Formatting có xử lý được không nhỉ?