Chào các bác, dạo này em đang loay hoay với việc quản lý kho hàng cho cửa hàng nhỏ của gia đình. Số lượng mặt hàng thì không quá nhiều nhưng cứ nhập xuất liên tục là lại dễ nhầm lẫn, thiếu sót.
Em đã thử dùng sổ sách ghi tay rồi, nhưng mà mất thời gian quá, lại hay sai số. Sau đó em nghĩ đến việc dùng Excel, nhưng mà chỉ làm bảng tính thông thường thì vẫn phải tự cập nhật thủ công, mỗi lần nhập hay xuất lại phải sửa tay từng ô. Khá là bất tiện.
Tình cờ em xem được một vài bài viết trong chuyên mục này về tự động hóa, nên em mạnh dạn chia sẻ cách em đang áp dụng để quản lý kho đơn giản bằng Excel. Hy vọng có thể giúp ích cho bác nào đang gặp tình trạng tương tự.
Ý tưởng chính: Sử dụng 2 bảng tính chính:
- Bảng Nhập: Ghi lại chi tiết từng lần nhập hàng (Ngày nhập, Mã SP, Tên SP, Số lượng nhập, Đơn giá nhập).
- Bảng Xuất: Ghi lại chi tiết từng lần xuất hàng (Ngày xuất, Mã SP, Tên SP, Số lượng xuất, Đơn giá xuất).
- Bảng Kho Tổng: Tự động cập nhật số lượng tồn kho dựa trên 2 bảng trên.
Công thức mấu chốt để tính Tồn Kho:
Giả sử Bảng Kho Tổng của em có cột 'Mã SP' ở cột A, 'Số lượng tồn' ở cột B.
Tại ô B2 (tương ứng Mã SP ở A2), em dùng công thức:
=SUMIF(Bảng_Nhập!$B:$B, A2, Bảng_Nhập!$D:$D) - SUMIF(Bảng_Xuất!$B:$B, A2, Bảng_Xuất!$D:$D)Trong đó:
Bảng_Nhập!$B:$Blà cột Mã SP trong bảng nhậpA2là Mã SP cần tra cứu trong Bảng Kho TổngBảng_Nhập!$D:$Dlà cột Số lượng nhập- Tương tự cho bảng xuất.
Với cách này, mỗi lần em nhập thêm hàng hay xuất hàng, chỉ cần cập nhật vào 2 bảng Nhập/Xuất là Bảng Kho Tổng sẽ tự động nhảy số tồn kho. Rất tiện lợi và giảm thiểu sai sót.
Các bác có cao kiến gì hay hơn thì chỉ bảo em với nhé!